L’objectif du récolement est de vérifier périodiquement la présence et l’intégrité des collections affectées ou reçues en dépôt par un musée de France. Les équipes doivent vérifier et mémoriser cinq informations clés sur chaque bien ou chaque lot : présence, localisation, état, marquage, conformité à l’inventaire (= identification). L’informatisation de cette procédure réglementaire est très utile et doit réunir des conditions d’organisation optimales.
Quelles informations sont-elles produites lors du récolement décennal ?
La circulaire n° 2006/006 du 27 juillet 2006 relative aux opérations de récolement des collections des musées de France détaille la mise en oeuvre du récolement et ses conséquences.
La procédure du récolement décennal implique la production de plusieurs documents : les fiches de récolement, le procès-verbal et les listes de biens annexées au procès-verbal.
Qui dit informatisation dit organisation
A condition de reposer sur une organisation solide et une sauvegarde fiable des données créées, l'informatisation peut aider considérablement à faire aboutir la procédure du récolement en offrant la possibilité d'accès, de traitements multiples et de centralisation de l'information à tout moment.
Cette mémorisation des informations relevées dans le contexte du récolement justifie une fois de plus les précautions préalables à l’informatisation des données réglementaires.
Si la procédure administrative du récolement s'accompagne d'un souci de rationalisation de l'information sur les collections, le musée y gagnera à tous les points de vue et sur le long terme. Cela passe par la centralisation de l'information sur un même système.
Une méthodologie partagée en équipe
Préalablement, il faut procéder :
- à l'identification des sources informatisées éventuellement disséminées au sein du musée ;
- au regroupement physique des informations pour constituer une source informatisée de référence sur un maximum d'objets.
On veillera ensuite à construire collégialement une méthodologie d'informatisation centralisée qui mette en place une chaîne documentaire via la base informatisée du musée et un circuit de validation des données saisies.
Une méthodologie qui s’adapte au contexte
Cette stratégie correspondra à l'organisation des opérations de récolement et prendra en compte les moyens humains, matériels et techniques ainsi que les informations à collecter (structure de la fiche de récolement, profils et charte de saisie).
Cette méthodologie prendra en compte le type d'outil retenu pour récoler (tableur, systèmes de gestion de bases de données ou logiciels documentaires, outils de gestion de collections (dotés ou non d'un module spécifique de récolement validé par le service des musées de France).
L’organisation de l’informatisation s’adaptera aux conditions parfois particulières d’accès à l’information sur les collections ou d’accès physique aux objets.
