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Mise en ligne : 6 avril 2009
Mise à jour : 03 décembre 2012
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Format et nomenclature de fichiers d'export vers Joconde

Voici les éléments (techniques et de contenu) nécessaires à la constitution d'un fichier d'export vers Joconde. Il s'agit du format et de la nomenclature de fichier d'export traité par les co-responsables de Joconde et chargé sur la base (Cf. Diffusion des notices dans Joconde).

Ces informations s'adressent plus particulièrement aux développeurs d'outils de gestion locale des collections de musée. Elles sont à mettre en lien avec la procédure de validation des modules d'export Joconde, d'inventaire réglementaire et récolement décennal, mise en place par la Service des musées de France et suivie par les sociétés des logiciels référencés sur ce site.

I - Les formats textuels de notices acceptés par Joconde

1) ASCII étiqueté

2) ASCII délimité

II - Les formats d'images acceptés par Joconde

1) Traitements des images

2) Description du lien texte / image (champ REFIM)

3) Quelques exemples de REFIM possibles

III - La nomenclature de répertoire et de fichier d'export attendue

1) Nom et contenu du répertoire d'export

2) Conditions de non export des données

3) Tableau des 55 champs pouvant composer un fichier d'export de notices de Joconde

4) Rapport d'export

IV - Les exports pour mise à jour des données déjà exportées

1) Champ REFMIS

2) Fichier d'export de mise à jour de notices

3) Fichier d'export d'images seules

I - Les formats textuels de notices acceptés par Joconde

Les deux formats de fichiers qui peuvent être reversés dans Joconde sont l'ASCII étiqueté et l'ASCII délimité. Le format XML ne peut pas être intégré à l'heure actuelle par le système de chargement des notices dans Joconde.

1) ASCII étiqueté

C'est le format classique qu'utilisent les co-responsables de Joconde pour charger les notices reversées par les musées partenaires.

Structure du format : indicatif de champ, retour à la ligne, contenu de champ, retour à la ligne, indicatif de champ, retour à la ligne, contenu de champ...
Dans les contenus de champs, il ne faut pas qu'il y ait de tabulations →, ni de double-barre oblique. Un saut de ligne sera pris en compte s'il est matérialisé par le caractère dièse : #.

Le premier champ d'une notice doit obligatoirement être le champ REF(identifiant unique de la notice d'objet).
L'ordre des autres champs n'a pas d'incidence sur celui des notices mises en ligne sur Joconde. De même, les champs vides n'apparaissent jamais.
Le séparateur entre deux notices est la double barre oblique //

Exemple :

REF¶
01620000123¶
DENO¶
statue¶
DESC¶
statue en marbre polychrome¶
DIMS¶
H. 155 ; L. 55.5¶
//¶
REF¶
01620005073¶
DENO¶
statuette¶
PERI¶
2e quart 16e siècle¶
DIMS¶
H. 52 ; L. 25¶
//¶

(¶ : retour à la ligne).

2) ASCII délimité

Ce format est également un standard utilisé par les co-responsables de Joconde mais uniquement lorsque le musée partenaire n'a pas la possibilité de produire de l'ASCII étiqueté.
Il est recommandé que le séparateur des champs soit la tabulation → ou bien la barre verticale |
Chaque notice figure sur un certain nombre de lignes, le retour à la ligne (ou marque de paragraphe ici représentée par le signe ¶) servant de séparateur de notices.
La première notice du fichier contient la liste des champs séparés par la tabulation → ou bien la barre verticale |. Tous les champs doivent être présents même s'ils sont vides et absolument dans l'ordre de la grille des champs.
Dans les contenus de champs, il ne faut pas qu'il y ait de tabulations →, ni de double-barre oblique. Un saut de ligne sera pris en compte s'il est matérialisé par le caractère dièse : #.

Ex :
REF|DENO|DESC|PERI|DIMS|REFIM¶
01620000123|statue|statue en marbre polychrome||H. 155 ; L. 55.5||¶
01620005073|statuette||2e quart 16e siècle|H. 52 ; L. 25||¶

Deux || consécutifs marquent un champ dont le contenu est vide.

Ex :
REF→DENO→DESC→PERI→DIMS→REFIM¶
01620000123→statue→statue en marbre polychrome→ →H. 155 ; L. 55.5→ →¶
01620005073→statuette→ →2e quart 16e siècle→H. 52 ; L. 25→ →¶

Deux → → consécutifs marquent un champ dont le contenu est vide.

(¶ : retour à la ligne).

II - Les formats d'images acceptés par Joconde

IMPORTANT : les images illustrant les notices exportées vers Joconde doivent impérativement respecter les paramètres techniques répondant aux normes imposées par le ministère de la Culture (résolution, définition, nommage, format de sauvegarde, poids).

Pour une image de résolution 72 dpi, deux tailles d'affichage (définition) à l'écran sont désormais admises : plein écran (et plus petite) ou double écran.

1) Traitements des images

Test de résolution
Toute résolution d'image supérieure à 72 dpi devra être appauvrie à 72 dpi sans modifier la taille de l'image.

Tests de définition
Cas 1 : l'image est plus haute que large (portrait) ou bien carrée
    a) si la hauteur est supérieure à 1200 pixels, il faut la retailler à 1200 pixels
    b) si la hauteur est comprise entre 1200 pixels et 801 pixels, l'image n'est pas retaillée
          et l'image finale est considérée comme image "double écran".

    c) si la hauteur est comprise entre 800 pixels et 601 pixel, la hauteur de l'image est raménée à 600 pixels.
    d) si l'image a une hauteur comprise entre 600 pixels et 480 pixels, l'image n'est pas retaillée.
          en c) et d) l'image finale est considérée comme image "plein écran".

    e) si la hauteur est strictement inférieure à 480 pixels, l'image n'est pas exportée.

Cas 2 : l'image est plus large que haute (paysage)
    a) si la largeur est supérieure à 1600 pixels, il faut la retailler à 1600 pixels.
      si après cette étape, la hauteur est supérieure à 1200 pixels, il faut la ramener à 1200 pixels.
    b) si la largeur est comprise entre 1600 pixels et 801 pixels, l'image n'est pas retaillée.
        en a) et b)l'image finale est considérée comme image "double écran".

    c) si la largeur est comprise entre 800 pixels et 640 pixels, l'image n'est pas retaillée.
        et l'image finale est considérée comme image "plein écran".

    d) si la largeur est strictement inférieure à 640 pixels, l'image n'est pas exportée.

Le nombre maximum d'images associées à une notice texte est de sept ; le champ lien texte / image comportera donc sept occurrences maximum. Il revient au musée de classer ces occurrences selon leur importance à l'écran (l'image principale en première occurrence, images de détail en occurrences successives).

2) Description du lien texte / image (champ REFIM)

Chaque image correspondant aux cas 2 ou 3 (cf. test de définition ci-dessus), introduite dans le système documentaire du Ministère de la Culture, doit être identifiée de façon unique. Un certain nombre de renseignements doivent être fournis pour satisfaire cette règle d'unicité.
Ces informations figurent dans le champ REFIM des notices associées aux images.
Une même notice peut avoir un REFIM composé de plusieurs occurrences ayant recours aux deux tailles d'affichage.

1ère zone - nom de l'image généré sur le serveur du Ministère

Ce nom est composé des informations suivantes :
• code d'identification de producteur (IDPROD) M0162
• numéro de fonds (ou "code de fonds image") sur deux chiffres (NUMF) 07
Il devra être attribué lors de chaque export de notices illustrées, correspondant au thème dominant du lot. La liste de ces numéros de fonds est gérée par la DMF qui la met à la disposition des sociétés pour intégration à leur logiciel.
• séparateur ( "_"),
• nom de l'image donnée par le musée (NUMP) 2004-03-1
Pour le nom de l'image, le Ministère préconise de n'utiliser que les chiffres arabes de 0 à 9 , les lettres de l'alphabet non accentuées de a à z et le trait d'union. Tout autre caractère, comme le _, le blanc (ou espace), le point, la virgule, le # etc. est à proscrire.

• séparateur ("_")
• code de visualisation correspondant à la taille d'affichage sur le serveur WEB du ministère (CODEVISU), (P) = plein écran ou (1) = double écran
• séparateur (" . "),
• format du fichier image sur le serveur (JPG).

[IDPROD][NUMF]_[NUMP]_[CODEVISU].[TYPEIMG]
Exemples :
Image comprise entre 1600 x 1200 pixels et 801 x 601 pixels : M016207_2004-03-1_1.JPG

Image comprise entre 800 x 600 pixels et 640 x 480 pixels : M042974_2005-08-2_P.JPG

2ème zone - mode de livraison des images sur le serveur du Ministère

• Une seule valeur : ,DS1,, (= livraison des images par un sas d'entrée de type FTP)

3ème zone - nom de l'image donnée par le musée émetteur

[NUMP].jpg
2004-03-1.jpg
2005-08-2.jpg

3) Quelques exemples de REFIM possibles

M016207_2004-03-1_P.JPG,DS1,,2004-03-1.jpg
M042974_2005-08-2_1.JPG,DS1,,2005-08-2.jpg

Lorsque l'on a plusieurs images de noms différents pour illustrer une notice, on lie chaque REFIM avec un point-virgule ( ; ) sans blanc de part et d'autre.
M016207_RF-1897_P.JPG,DS1,,RF-1897.jpg;M016207_2005-52-7_P.JPG,DS1,,2005-52-7.jpg;M016207_D-ABC-12_P.JPG,DS1,,D-ABC-12.jpg

Lorsque l'on a plusieurs images, dont les noms ont tous été donnés en lien avec le même numéro d'inventaire de l'objet (exemple : 2004-03-1), on privilégiera d'ajouter une lettre minuscule plutôt qu'un chiffre.
M016207_2004-03-1a_P.JPG,DS1,,2004-03-1a.jpg;M016207_2004-03-1b_P.JPG,DS1,,2004-03-1b.jpg

M016207_2004-03-1_1.JPG,DS1,,2004-03-1.jpg;M016207_2007-05-2_1.JPG,DS1,,2007-05-2.jpg

Il est tout à fait possible d'avoir dans un même REFIM deux images ayant un code de visualisation différent :
M016207_1999-06-23_P.JPG,DS1,,1999-06-23.jpg;M016207_2009-02-14_1.JPG,DS1,,2009-02-14.jpg

Exception
Si le musée fournit une image dont le nom est exactement identique à celui qui sera chargé sur le site du Ministère, il n'y aura pas nécessité d'indiquer quoi que ce soit après ,DS1,,

Exemples : cas d'un musée qui fournit une image nommée directement M016207_RF-1897_P.JPG
le REFIM correspondant s'écrira :
M016207_RF-1897_P.JPG,DS1,,

Autre exemple d'image nommée directement par le musée M016207_2009-04-2_1.JPG
le REFIM correspondant s'écrira :
M016207_2009-04-2_1.JPG,DS1,,

Si ces deux images M016207_RF-1897_P.JPG et M016207_2009-04-2_1.JPG sont exportées ensemble,
le REFIM correspondant s'écrira :
M016207_RF-1897_P.JPG,DS1,,;M016207_2009-04-2_1.JPG,DS1,,

III - La nomenclature du répertoire et du fichier d'export attendue

1) Nom et contenu du répertoire d'export

La mécanique d'export Joconde mise en place sur le logiciel doit permettre d'obtenir un répertoire d'export complet, éventuellement zippé, que le musée pourra sauvegarder et transmettre aux co-responsables de la base Joconde pour le chargement des notices et images.

Chaque export doit générer un répertoire d'export différent.

Le nom du répertoire d'export respectera cette structure : J_identifiant musée_Numéro d'export_Date de l'export

Exemple J_M0401-0001_2009-05-19

Ce répertoire doit contenir :

format ASCII étiqueté ou délimité

rapport d'export

format requis

2) Conditions de non export des données

Un processus de validation scientifique global des notices doit être mis en place par l'équipe du musée avant l'export des données vers Joconde. En effet, la diffusion sur Joconde s'apparente à une publication électronique. Il est souhaitable que le logiciel de gestion de collections puisse rendre ce paramètre obligatoire pour permettre l'export des notices, et donc leur diffusion sur Joconde.

Les champs pouvant être considérés comme obligatoires (si l'information est connue) sont marqués du symbole +++ dans le tableau des champs composant un fichier d'export de notices vers Joconde. Ils constituent la fiche minimum de diffusion dans Joconde . Sont considérés comme obligatoires et indispensables les champs suivants : Référence, Numéro d'inventaire, Domaine, Désignation, Datation, Matériaux-techniques, Mesures, Lieu de conservation, Photographie et crédits photographiques des images libres de droits ou faisant l'objet d'un contrat d'abandon de droits à titre gracieux sur la base Joconde.
L'export des notices devra être bloqué si la notice ne comporte pas les rubriques Référence, Numéro d'inventaire, Domaine, Désignation (cette dernière rubrique pouvant être renseignée par un seul champ Titre, Dénomination ou Appellation). Un message d'alerte pourra être mis en place pour avertir l'utilisateur.

Les images dont la taille serait inférieure à 640 x 480 pixels ne seront pas exportées ; seul le texte des notices correspondantes sera exporté.
Les images "non diffusables" ne devront pas être exportées. La validation des notices doit donc également comprendre la vérification de la diffusion ou de la non diffusion des images sur Joconde.

3) Tableau des 55 champs pouvant composer un fichier d'export de notices de Joconde

• Abréviations des caractéristiques techniques

Monosep	Monoséparateur ;
Multisep	Multiséparateur ; , ( ) : ' #
Nobl	L'espace n'est pas séparateur
Texte libre	L'espace est séparateur
Lexique	Liste préétablie de termes autorisés
Hiérarchie	Mise en relation de termes les uns avec les autres
Indexé	Liste alphabétique automatique de tous les mots (sauf les mots vides)
Obl.	Champ obligatoire

Les chevrons et crochets carrés ne sont utilisés que pour séparer des valeurs. En revanche, les parenthèses séparent le terme de son affixe.

Le symbole +++ signale un champ répertorié dans la fiche minimum de diffusion dans Joconde, constituant en tout ou partie une rubrique d'information essentielle à renseigner.

INDICATIF	Intitulé	Caractéristiques techniques Lexique	Précisions sur le champ	Syntaxe et exemple simples	Syntaxe et exemple complexes (champs multivalués)
REF +++	Référence	11 car. Monovaleur ; Obl. Indexé	Identifiant unique, non modifiable, affecté à la notice de bien culturel lors de son export vers Joconde. Quatre premiers caractères : code du musée attribué par la DMF dépourvu du M du début de cet identifiant ; sept caractères suivants : numéro système de la notice.	syntaxe : ‹identifiant unique de notice› exemple : 01620005384 (pour un musée dont l'identifiant est M0162)	néant
INV +++	Numéro d'inventaire	Monosep ; Obl. Indexé	Numéro(s) d'inventaire et autres numéros si besoin (dont le numéro de dépôt)	syntaxe : ‹numéro d'inventaire› exemple : 2001.4.12	syntaxe : ‹autre numéro 1 (précision)› ; ‹autre numéro 2 (précision)› exemple : 2001.4.12 ; 92 (Cat. BEYER sculptures) ; S.58 (Autre numéro)
DOMN +++	Domaine	Monosep ; Obl. Lexique, hiérarchie	Domaine de l'uvre	syntaxe : ‹domaine› exemple : archéologie	syntaxe : ‹domaine1› ; ‹domaine2› ; ‹domaine3› exemple : archéologie ; céramique ; vie domestique
DENO +++	Dénomination	Multisep - Nobl Lexique, hiérarchie	Dénomination de l'objet, de l'ensemble ou de ses éléments	syntaxe : ‹dénomination› exemple : tasse	syntaxe : ‹dénomination1 (précision1)› ; ‹dénomination2 (précision2)› ; ‹dénomination3 (précision3)› exemple : service à thé (ensemble) ; tasse (6, cylindrique) ; soucoupe (6)
APPL +++	Appellation	Texte libre Indexé	Titre(s) de l'œuvre	syntaxe : ‹appellation› exemple : gouache napolitaine	syntaxe : ‹appellation1› ; ‹appellation2› exemple : bonnet ruché d'Oléron ; coiffette de la côte saintongeaise
TITR +++	Titre	Texte libre Indexé	Titre(s) de l'oeuvre	syntaxe : ‹titre› exemple : Bords de rivière avec pêcheur	syntaxe : ‹titre1› ; ‹titre2 (précision)› ; ‹titre3 (précision)› exemple : Hyanthe saluée par Francus ; Adieux d'un guerrier à une reine (autre titre); Tancrède et Herminie (ancien titre)
AUTR +++	Auteur	Multisep - Nobl Lexique, synonymie	Auteur(s),exécutant(s), inventeur(s), praticien(s), possibilité de plusieurs auteurs	syntaxe : ‹NOM Prénom› exemple : POUSSIN Nicolas	syntaxe : ‹ NOM1 prénom1 (rôle1a, rôle1b)› ; ‹ NOM2 prénom2 (rôle2)› ; ‹NOM3 prénom3 (rôle3)› exemple : PETIT Victor (dessinateur, lithographe) ; BECQUET Frères (lithographe) ; BOIVIN Charles (éditeur)
PAUT	Précisions sur l'auteur / exécutant / collecteur	Texte libre Indexé	Précisions concernant l'auteur, l'exécutant : dates et lieux de naissance et de décès ou d'activité, ou autre.	syntaxe : ‹lieu de naissance›, ‹date de naissance› ; ‹lieu de décès›, ‹date de décès› exemple : Paris, 1826 ; Paris, 1898 syntaxe : ‹texte libre> exemple : expose au Salon de 1842 à 1881	syntaxe : ‹NOM1› : ‹lieu de naissance›, ‹date de naissance›, ‹lieu de décès›, ‹date de décès›#‹NOM2› : ‹lieu de naissance›, ‹date de naissance› ; ‹lieu de décès›, ‹date de décès› #Texte libre exemple : MOREAU : Paris, 1826 ; Paris, 1898#RAPHAEL : Urbin, 1483 ; Rome, 1520#Faïencerie Saint-Omer (lieu de création) en 1750. Prospérité jusqu'en 1777
ECOL +++	Ecole	Multisep - Nobl Lexique, hiérarchie	Ecole de l'auteur, de l'inventeur, du praticien	syntaxe : ‹école› exemple : Espagne	syntaxe : ‹école1› ; ‹école2› exemple : France, Fontainebleau ; Italie (d'après)
ATTR	Anciennes attributions	Texte libre Indexé	Attribution(s) ancienne(s) et actuelle(s) de l'objet à un auteur, une école, une période	syntaxe : ‹NOM1 prénom1 (précision)› exemple : VOUET Simon (attribué en 1928)	syntaxe : ‹NOM1 prénom1 (précision)› ; ‹NOM2 prénom2 (précision)›... exemple : CALETTI Giuseppe (Rosenberg, 1970) ; d'après SARACENI Carlo (Fohr, 1982) ; ...
LIEUX +++	Lieu(x) de création / exécution et d'utilisation	Multisep - Nobl Lexique, hiérarchie	Lieu(x) de création / d'exécution Lieu(x) d'utilisation, destination	syntaxe : ‹pays› ; ‹département› ; ‹commune (précision)› exemple : France, Seine Maritime, Rouen (lieu de fabrication)	syntaxe : ‹pays1›, ‹département1›, ‹commune1 (précision1)› ; ‹pays2›, ‹département2›, ‹commune2 (précision2)› exemple : France, Deux-Sèvres, Beauvoir-sur-Niort, (lieu d'exécution) ; France, Deux-Sèvres, Niort (lieu d'utilisation)
PLIEUX	Précisions sur le(s) lieu(x) de création / d'exécution	Texte libre Indexé	Précisions des lieux-dits, adresses, édifices...	texte libre exemple : cathédrale de Strasbourg : croisillon Sud du transept	texte libre
PERI +++	Période de création / exécution	Multisep ; Nobl. Lexique, hiérarchie	Période (siècle ou millénaire)	syntaxe : ‹période› exemple : 16e siècle	syntaxe : ‹période1› ; ‹période2› exemple : 2e quart 18e siècle ; 3e quart 18e siècle
MILL +++	Millésime de création / exécution	Num Indexé	Datation en millésime	syntaxe : ‹millésime› exemple : 1922	syntaxe : ‹année1 caractéristique1› ; ‹année2 caractéristique2› exemple : 1850 entre ; 1860 et
PEOC +++	Période de l'original copié	Multisep - Nobl Lexique, hiérarchie	Siècle ou millénaire de l'original copié	syntaxe : ‹époque1› exemple : 16e siècle	syntaxe : ‹période1 caractéristique1› exemple : 1er quart 16e siècle (?)
EPOQ +++	Epoque, style, mouvement	Multisep - Nobl Lexique, hiérarchie	Epoque, style, mouvement	syntaxe : ‹époque› exemple : époque thinite	syntaxe : ‹époque1› ; ‹style1› exemple : archaïque ; figures noires
UTIL +++	Utilisation/destination	Multisep - Nobl Lexique, hiérarchie	Type d'utilisation / destination	syntaxe : ‹utilisation (précision)› exemple : armement (fonction)	syntaxe : ‹utilisation1 (précision)› ; ‹utilisation2 (précision)› exemple : équipement du cavalier et du cheval (utilisation primaire) ; pratique funéraire (utilisation secondaire)
PUTI	Précisions sur l'utilisation / destination	Texte libre Indexé	Toutes précisions sur l'utilisation / destination, dont le nom d'utilisateur	texte libre exemple : SCHOBERT Pierre (utilisateur) ; 13e Exposition nationale du Travail ; Oeuvre réalisée pour le concours "Un des Meilleurs Ouvriers de France" selon un sujet imposé : matière, dimensions et tolérances de fabrication. Temps de travail nécessaire : 1500 heures	texte libre
PERU +++	Période d'utilisation / destination	Multisep ; Nobl. Lexique, hiérarchie	Période (siècle) où l'objet a été utilisé	syntaxe : ‹période› exemple : 16e siècle	syntaxe : ‹période1› ; ‹période2› exemple : 2e quart 18e siècle ; 3e quart 18e siècle
MILU +++	Millésime d'utilisation / destination	Num Indexé	Datation de l'utilisation / destination en millésime	syntaxe : ‹millésime› exemple : 1922	syntaxe : ‹année1 caractéristique1› ; ‹année2 caractéristique2› exemple : 1850 entre ; 1860 et
TECH +++	Matériaux et techniques	Multisep - Nobl Lexique, hiérarchie	Techniques et matériaux, support et médium	syntaxe : ‹technique ; support› exemple : peinture à l'huile ; toile	syntaxe : ‹matériau1 (technique1)› ; ‹matériau2 (technique2a, technique2b)› ; ‹matériau3› ; ‹matériau4› ; ‹matériau5 (technique5)› exemple : ivoire (gravé) ; laiton (argenté, gravé) ; acier ; verre ; papier (imprimé)
DIMS +++	Mesures	Monosep	Mesures et dimensions	syntaxe : ‹type mesure1 valeur numérique1 (précision1)› exemple : H. 25, l. 12 (hors cadre)	syntaxe : ‹type mesure1 valeur numérique1› ; ‹type mesure2 valeur numérique2› ; ‹type mesure3 valeur numérique3 (précision3) › ; ‹type mesure4 valeur numérique4 (précision4) › ; ‹type mesure5 valeur numérique5 (précision5) › exemple : H. 23 ; L. 61 ; l. 28 (planche à repasser) ; L. 31 (battoir 1) ; L 41 (battoir 2)
ETAT	Etat de conservation actuel	Texte libre Indexé	Etat de conservation	texte libre exemple : état moyen ; fissures et lacunes	texte libre
INSC	Inscriptions	Multisep - Nobl Lexique, hiérarchie	Mention des inscriptions, signatures, dates et marques	syntaxe : ‹inscription› exemple : signé	syntaxe : ‹inscription1 (précision1, précision2)› ; ‹inscription2 (précision)› ; ‹inscription3› exemple : inscription (allemand, gothique) ; signé (b.d.) ; texte manuscrit
PINS	Précisions sur les inscriptions	Texte libre Indexé	Transcription des inscriptions, signatures, dates et marques	texte libre exemple : signé, daté, en bas à gauche : B. Morisot 1881	texte libre exemple : Inscription identifiant les personnages ; Lachesis / Cloto / Frenesis / Colicapasio
DESC	Description	Texte libre Indexé	Description technique de l'objet	texte libre	texte libre
GENE	Genèse	Multisep - Nobl Lexique, hiérarchie	Genèse, stade de la création, contexte, oeuvres en rapport	syntaxe : ‹stade de création› exemple : esquisse	syntaxe : ‹stade de création› ; ‹contexte› exemple : copie interprétée ; reproduit en gravure
HIST	Historique	Texte libre Indexé	Historique de l'objet, dont les précisions sur la genèse	texte libre	texte libre
GEOHI +++	Géographie historique	Multisep Indexé	Nom du lieu historique	syntaxe : ‹lieu historique› exemple : Gaule narbonnaise	idem
DECV +++	Découverte	Multisep - Nobl Lexique, hiérarchie	Lieux de collecte, découverte, provenance, type de collecte, type de site, collecteur(s), date de collecte.	syntaxe : ‹pays, région, département, commune (lieu de découverte)› ; ‹type de site› ; ‹méthode de collecte› ; ‹date de découverte› ; ‹nom du découvreur› exemple : Italie (lieu de découverte)	syntaxe : ‹pays, région, département, commune (lieu de découverte)› ; ‹type de site› ; ‹méthode de collecte› ; ‹date de découverte› ; ‹nom du découvreur› exemple : France, Seine-Maritime, Rouen (Maison Bruneau, 24 rue Hoche, lieu de découverte) ; maison ; fouilles de sauvetage ; (2002, date de découverte) ; (Henriot Louis, découvreur)
PDEC	Précisions sur la découverte / collecte / récolte	Texte libre Indexé	Noms de lieux-dits, d'édifices, de rues, numéros de site, de couche stratigraphique, de carré et d'objet , etc.	texte libre exemple : J23-2 (Enregistrement), (coordonnées de l'objet) ; BARBIER Marc, ROUMEGOUX Yves, GUILLOT Dominique (inventeurs) ; 19e siècle, 4e quart (invention du site)	texte libre
REPR	Représentation	Multisep - Nobl Lexique, hiérarchie	Description iconographique (renvoie au Thesaurus Garnier)	syntaxe : ‹genre de la représentation› exemple : portrait	syntaxe : ‹genre de la représention1 (terme1, terme2, terme3) ›# ‹précision (terme1, terme2, terme3)› exemple : figures bibliques (Vierge à l'Enfant, saint Pierre, saint François d'Assise)#sur socle : scène biblique (Lavement des pieds, Fuite en Egypte, Crucifixion)
PREP	Précisions sur la représentation	Texte libre Indexé	Précisions sur l'organisation ou la signification du décor n'apparaissant pas dans le titre ni dans le champ Représentation.	texte libre exemple : A l'avers, figure du Christ crucifié et, au revers, celle d'une Vierge debout, couronnée et portant l'Enfant	texte libre
DREP	Date de la représentation	Multisep - Nobl Date Indexé	Date de l'événement ou des personnages représentés	syntaxe : ‹date› exemple : 1492	syntaxe : ‹date1 précision1› ; ‹date2 précision› exemple : 1451 né ; 1506 mort
SREP	Source de la représentation	Multisep - Nobl Lexique, hiérarchie	Sources écrites ou orales de la représentation	syntaxe : ‹source (précision)› exemple : Ancien Testament (Livre de Daniel)	syntaxe : ‹genre1 ; auteur1 : titre1› exemple : roman ; Flaubert Gustave ; Salammbô
ONOM	Onomastique	Multisep - Nobl Indexé	Noms propres mentionnés dans les inscriptions et dédicaces	Texte libre exemple : Horema khbit (scribe du temple d'Amon)	texte libre
LOCA +++	Localisation	Multisep - Nobl Lexique, hiérarchie	Lieu de conservation de l'objet	syntaxe : ‹commune ; établissement affectataire› exemple : Brest ; musée des beaux-arts	Idem
STAT +++	Statut juridique	Multisep - Nobl Lexique, hiérarchie	Statut juridique, mode d'acquisition, service responsable	syntaxe : ‹type de propriété› ; ‹mode d'acquisition› ; ‹collectivité territoriale propriétaire› ; ‹établissement affectataire› exemple : propriété de la commune ; achat ; Le Havre ; museum d'Histoire Naturelle	Idem
DACQ +++	Date d'acquisition ou d'entrée matérielle	Num Indexé	Date et références de l'acte d'acquisition et/ou, selon les cas : Date d'affectation Date d'inscription au registre d'inventaire	syntaxe : ‹année précision› exemple : 1905 date d'acquisition	syntaxe : ‹année1 précision1› ; ‹année2 précision2› exemple : 1905 date d'acquisition ; 1907 entrée matérielle
DEPO +++	Dépôt ; établissement dépositaire	Multisep - Nobl Lexique, hiérarchie	Dépôt, attribution, cession, affectation	syntaxe : ‹commune ; établissement dépositaire› exemple : Suresnes ; musée des beaux-arts	Idem
DDPT +++	Date de dépôt	Num Indexé	Date de dépôt, d'attribution, de cession, d'affectation	syntaxe : ‹année précision› exemple : 1922 déposé	syntaxe : ‹année1 précision1› ; exemple : 1905 déposé ; 1907 affecté
ADPT	Anciens dépôts	Texte libre Indexé	Anciens lieux et dates de dépôt	texte libre exemple : Compiègne, palais (cabinet du conseil, 1733, Engerand) ; Paris, musée du Louvre (sous la Restauration) ; Fontainebleau, château (pièce du col de cygne, 1850)	texte libre
APTN	Anciennes appartenances	Texte libre Indexé	Collectionneurs, galeries, marchands anciennement propriétaires de l'objet	texte libre exemple : Chintreuil Antoine (1873) ; succession, 1904, vente Chintreuil, Paris, 1904/11/24 ; vente anonyme, Paris, hôtel Drouot, 1948 ; Firmin-Didot (1950), vente Firmin-Didot, Paris, Drouot 1971/11/17 ; n° 102 ; coll. particulière, Paris	texte libre
EXPO	Exposition	Texte libre Indexé	Expositions dans lesquelles l'objet a été présenté	texte libre syntaxe indicative : ‹Nom de l'exposition, lieu de l'exposition, date de l'exposition, numéro de l'objet (précision) › exemple : Exposition universelle, Paris, 1900, n°106 (section russe)	texte libre
BIBL	Bibliographie	Texte libre Indexé	Bibliographie de l'objet	texte libre syntaxe indicative : ‹nom de l'auteur ; titre ; sous-titre ; ville d'édition ; maison d'édition, année d'édition, précision› exemple : E. Müntz, Guide de l'Ecole Nationale des Beaux-Arts. Paris, 1889 (n°3 p. 132)	texte libre
COMM	Commentaires	Texte libre Indexé	Autre commentaire n'ayant pas pu être inséré ailleurs	texte libre	texte libre
COPY +++	Copyright	Monosep Indexé	Copyright des notices	syntaxe : ‹(c) nom musée1, Service des musées de France, date› exemple : ©musée d'Orsay ; ©Service des musées de France, 2008	Idem
PHOT +++	Crédits photographiques	Texte libre Indexé	Nom du photographe et agence ou service possédant le cliché et ses droits	syntaxe : ‹ (c) Nom1 prénom1 ; agence1 exemple : © Patrice Schmidt ; © Réunion des musées nationaux	Idem
IMAGE +++	Image	Monosep Indexé	Présence d'Image(s) Absence d'images	oui non
REDA +++	Rédacteur(s)	Monosep Indexé	Nom du rédacteur et valideur de la notice	syntaxe : ‹Prénom Nom› exemple : Jean Dupont	syntaxe : ‹Prénom1 Nom1 (précision1) › ; ‹Prénom2 Nom2 (précision2)› exemple : Jean Dupont (rédacteur) ; Marie Durand (valideur);
REFIM +++	Référence image)	Monosep Indexé	Lien texte-image (7 images maximum)	Cf syntaxe du lien texte/image	Cf syntaxe du lien texte/image

4) Rapport d'export

Chaque export générera automatiqument un rapport d'export inclus au répertoire d'export final.

Le rapport d'export est composé des informations suivantes :

IV - Les exports pour mise à jour des données déjà exportées

1) Champ REFMIS

Lorsqu'une notice est exportée une première fois, son champ REF est créé et il est exporté en même temps que les autres champs composant ladite notice.
Or, au moment de cet export, un champ supplémentaire doit être mémorisé (mais non exporté). Il s'agit du champ REFMIS, dont le contenu est identique à celui de REF, et qui prouve que la notice a été exportée vers Joconde.
Lorsque la même notice est exportée une deuxième fois (cas d'une mise à jour par exemple), le programme d'export du logiciel de gestion de collections devra tester la présence ou l'absence de ce champ REFMIS.
Si REFMIS est présent, c'est donc qu'il y a déjà eu export et il faudra, cette fois-ci, exporter les deux champs REF et REFMIS dans le fichier d'export.
Grâce à la présence du champ REFMIS, le programme de la DMF associera les modifications proposées aux notices déjà exportées.

Lors des exports, il conviendra de distinguer en deux lots les nouvelles notices des notices mises à jour.

2) Fichier d'export de mise à jour de notices

Un fichier d'export de mise à jour de notices sera composé des champs REF, REFMIS et des seuls champs modifiés depuis l''export précédent, afin que la mise à jour sur Joconde soit la plus automatique et rapide possible.

3) Fichier d'export d'images seules

Un export "images seules" peut être utile pour ajouter une ou plusieurs images (jusqu'à 7) à une notice déjà exportée et mise en ligne sur Joconde.
Ce type d'export est adapté lorsqu'il n'est pas nécessaire d'intervenir sur le reste des champs "textuels" de la notice. Sinon il conviendra d'effectuer un export de mise à jour de notices.

Le fichier d'export "images seules" sera composé des champs suivants : REF, REFMIS, INV, REFIM, IMAGE et PHOT.

Voici un exemple de fichier ASCII étiqueté :

(¶ : retour à la ligne).

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