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Mise en ligne : 6 avril 2009
Mise à jour : 03 décembre 2012
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Format et nomenclature de fichiers d'export vers Joconde


Voici les éléments (techniques et de contenu) nécessaires à la constitution d'un fichier d'export vers Joconde. Il s'agit du format et de la nomenclature de fichier d'export traité par les co-responsables de Joconde et chargé sur la base (Cf. Diffusion des notices dans Joconde).

Ces informations s'adressent plus particulièrement aux développeurs d'outils de gestion locale des collections de musée. Elles sont à mettre en lien avec la procédure de validation des modules d'export Joconde, d'inventaire réglementaire et récolement décennal, mise en place par la Service des musées de France et suivie par les sociétés des logiciels référencés sur ce site.


I - Les formats textuels de notices acceptés par Joconde

II - Les formats d'images acceptés par Joconde

III - La nomenclature de répertoire et de fichier d'export attendue

IV - Les exports pour mise à jour des données déjà exportées





I - Les formats textuels de notices acceptés par Joconde

Les deux formats de fichiers qui peuvent être reversés dans Joconde sont l'ASCII étiqueté et l'ASCII délimité. Le format XML ne peut pas être intégré à l'heure actuelle par le système de chargement des notices dans Joconde.

1) ASCII étiqueté

C'est le format classique qu'utilisent les co-responsables de Joconde pour charger les notices reversées par les musées partenaires.

Structure du format : indicatif de champ, retour à la ligne, contenu de champ, retour à la ligne, indicatif de champ, retour à la ligne, contenu de champ...
Dans les contenus de champs, il ne faut pas qu'il y ait de tabulations →, ni de double-barre oblique. Un saut de ligne sera pris en compte s'il est matérialisé par le caractère dièse : #.

Le premier champ d'une notice doit obligatoirement être le champ REF(identifiant unique de la notice d'objet).
L'ordre des autres champs n'a pas d'incidence sur celui des notices mises en ligne sur Joconde. De même, les champs vides n'apparaissent jamais.
Le séparateur entre deux notices est la double barre oblique //

Exemple :

REF¶
01620000123¶
DENO¶
statue¶
DESC¶
statue en marbre polychrome¶
DIMS¶
H. 155 ; L. 55.5¶
//¶
REF¶
01620005073¶
DENO¶
statuette¶
PERI¶
2e quart 16e siècle¶
DIMS¶
H. 52 ; L. 25¶
//¶

(¶ : retour à la ligne).

2) ASCII délimité

Ce format est également un standard utilisé par les co-responsables de Joconde mais uniquement lorsque le musée partenaire n'a pas la possibilité de produire de l'ASCII étiqueté.
Il est recommandé que le séparateur des champs soit la tabulation → ou bien la barre verticale |
Chaque notice figure sur un certain nombre de lignes, le retour à la ligne (ou marque de paragraphe ici représentée par le signe ¶) servant de séparateur de notices.
La première notice du fichier contient la liste des champs séparés par la tabulation → ou bien la barre verticale |. Tous les champs doivent être présents même s'ils sont vides et absolument dans l'ordre de la grille des champs.
Dans les contenus de champs, il ne faut pas qu'il y ait de tabulations →, ni de double-barre oblique. Un saut de ligne sera pris en compte s'il est matérialisé par le caractère dièse : #.

Ex :
REF|DENO|DESC|PERI|DIMS|REFIM¶
01620000123|statue|statue en marbre polychrome||H. 155 ; L. 55.5||¶
01620005073|statuette||2e quart 16e siècle|H. 52 ; L. 25||¶

Deux || consécutifs marquent un champ dont le contenu est vide.

Ex :
REF→DENO→DESC→PERI→DIMS→REFIM¶
01620000123→statue→statue en marbre polychrome→ →H. 155 ; L. 55.5→ →¶
01620005073→statuette→ →2e quart 16e siècle→H. 52 ; L. 25→ →¶

Deux → → consécutifs marquent un champ dont le contenu est vide.

(¶ : retour à la ligne).



II - Les formats d'images acceptés par Joconde

IMPORTANT : les images illustrant les notices exportées vers Joconde doivent impérativement respecter les paramètres techniques répondant aux normes imposées par le ministère de la Culture (résolution, définition, nommage, format de sauvegarde, poids).

Pour une image de résolution 72 dpi, deux tailles d'affichage (définition) à l'écran sont désormais admises : plein écran (et plus petite) ou double écran.

1) Traitements des images

Test de résolution
Toute résolution d'image supérieure à 72 dpi devra être appauvrie à 72 dpi sans modifier la taille de l'image.

Tests de définition
Cas 1 : l'image est plus haute que large (portrait) ou bien carrée
    a) si la hauteur est supérieure à 1200 pixels, il faut la retailler à 1200 pixels
    b) si la hauteur est comprise entre 1200 pixels et 801 pixels, l'image n'est pas retaillée
          et l'image finale est considérée comme image "double écran".

    c) si la hauteur est comprise entre 800 pixels et 601 pixel, la hauteur de l'image est raménée à 600 pixels.
    d) si l'image a une hauteur comprise entre 600 pixels et 480 pixels, l'image n'est pas retaillée.
          en c) et d) l'image finale est considérée comme image "plein écran".

    e) si la hauteur est strictement inférieure à 480 pixels, l'image n'est pas exportée.

Cas 2 : l'image est plus large que haute (paysage)
    a) si la largeur est supérieure à 1600 pixels, il faut la retailler à 1600 pixels.
      si après cette étape, la hauteur est supérieure à 1200 pixels, il faut la ramener à 1200 pixels.
    b) si la largeur est comprise entre 1600 pixels et 801 pixels, l'image n'est pas retaillée.
        en a) et b)l'image finale est considérée comme image "double écran".

    c) si la largeur est comprise entre 800 pixels et 640 pixels, l'image n'est pas retaillée.
        et l'image finale est considérée comme image "plein écran".

    d) si la largeur est strictement inférieure à 640 pixels, l'image n'est pas exportée.

Le nombre maximum d'images associées à une notice texte est de sept ; le champ lien texte / image comportera donc sept occurrences maximum. Il revient au musée de classer ces occurrences selon leur importance à l'écran (l'image principale en première occurrence, images de détail en occurrences successives).

2) Description du lien texte / image (champ REFIM)

Chaque image correspondant aux cas 2 ou 3 (cf. test de définition ci-dessus), introduite dans le système documentaire du Ministère de la Culture, doit être identifiée de façon unique. Un certain nombre de renseignements doivent être fournis pour satisfaire cette règle d'unicité.
Ces informations figurent dans le champ REFIM des notices associées aux images.
Une même notice peut avoir un REFIM composé de plusieurs occurrences ayant recours aux deux tailles d'affichage.

    1ère zone - nom de l'image généré sur le serveur du Ministère

Ce nom est composé des informations suivantes :
• code d'identification de producteur (IDPROD) M0162
• numéro de fonds (ou "code de fonds image") sur deux chiffres (NUMF) 07
Il devra être attribué lors de chaque export de notices illustrées, correspondant au thème dominant du lot. La liste de ces numéros de fonds est gérée par la DMF qui la met à la disposition des sociétés pour intégration à leur logiciel.
• séparateur ( "_"),
• nom de l'image donnée par le musée (NUMP) 2004-03-1
Pour le nom de l'image, le Ministère préconise de n'utiliser que les chiffres arabes de 0 à 9 , les lettres de l'alphabet non accentuées de a à z et le trait d'union. Tout autre caractère, comme le _, le blanc (ou espace), le point, la virgule, le # etc. est à proscrire.

• séparateur ("_")
• code de visualisation correspondant à la taille d'affichage sur le serveur WEB du ministère (CODEVISU), (P) = plein écran ou (1) = double écran
• séparateur (" . "),
• format du fichier image sur le serveur (JPG).

[IDPROD][NUMF]_[NUMP]_[CODEVISU].[TYPEIMG]
Exemples :
Image comprise entre 1600 x 1200 pixels et 801 x 601 pixels : M016207_2004-03-1_1.JPG

Image comprise entre 800 x 600 pixels et 640 x 480 pixels : M042974_2005-08-2_P.JPG


    2ème zone - mode de livraison des images sur le serveur du Ministère

• Une seule valeur : ,DS1,, (= livraison des images par un sas d'entrée de type FTP)

    3ème zone - nom de l'image donnée par le musée émetteur

[NUMP].jpg
2004-03-1.jpg
2005-08-2.jpg

3) Quelques exemples de REFIM possibles

M016207_2004-03-1_P.JPG,DS1,,2004-03-1.jpg
M042974_2005-08-2_1.JPG,DS1,,2005-08-2.jpg

Lorsque l'on a plusieurs images de noms différents pour illustrer une notice, on lie chaque REFIM avec un point-virgule ( ; ) sans blanc de part et d'autre.
M016207_RF-1897_P.JPG,DS1,,RF-1897.jpg;M016207_2005-52-7_P.JPG,DS1,,2005-52-7.jpg;M016207_D-ABC-12_P.JPG,DS1,,D-ABC-12.jpg

Lorsque l'on a plusieurs images, dont les noms ont tous été donnés en lien avec le même numéro d'inventaire de l'objet (exemple : 2004-03-1), on privilégiera d'ajouter une lettre minuscule plutôt qu'un chiffre.
M016207_2004-03-1a_P.JPG,DS1,,2004-03-1a.jpg;M016207_2004-03-1b_P.JPG,DS1,,2004-03-1b.jpg

M016207_2004-03-1_1.JPG,DS1,,2004-03-1.jpg;M016207_2007-05-2_1.JPG,DS1,,2007-05-2.jpg

Il est tout à fait possible d'avoir dans un même REFIM deux images ayant un code de visualisation différent :
M016207_1999-06-23_P.JPG,DS1,,1999-06-23.jpg;M016207_2009-02-14_1.JPG,DS1,,2009-02-14.jpg

Exception
Si le musée fournit une image dont le nom est exactement identique à celui qui sera chargé sur le site du Ministère, il n'y aura pas nécessité d'indiquer quoi que ce soit après ,DS1,,

Exemples : cas d'un musée qui fournit une image nommée directement M016207_RF-1897_P.JPG
le REFIM correspondant s'écrira :
M016207_RF-1897_P.JPG,DS1,,

Autre exemple d'image nommée directement par le musée M016207_2009-04-2_1.JPG
le REFIM correspondant s'écrira :
M016207_2009-04-2_1.JPG,DS1,,

Si ces deux images M016207_RF-1897_P.JPG et M016207_2009-04-2_1.JPG sont exportées ensemble,
le REFIM correspondant s'écrira :
M016207_RF-1897_P.JPG,DS1,,;M016207_2009-04-2_1.JPG,DS1,,


III - La nomenclature du répertoire et du fichier d'export attendue

1) Nom et contenu du répertoire d'export

La mécanique d'export Joconde mise en place sur le logiciel doit permettre d'obtenir un répertoire d'export complet, éventuellement zippé, que le musée pourra sauvegarder et transmettre aux co-responsables de la base Joconde pour le chargement des notices et images.

Chaque export doit générer un répertoire d'export différent.

Le nom du répertoire d'export respectera cette structure : J_identifiant musée_Numéro d'export_Date de l'export

    - J pour Joconde
    - Code musée : il s'agit du code d'identification de l'organisme producteur (IDPROD)
    - Numéro d'export : il doit être séquentiel, sur 4 caractères, sans remise à zéro d'année en année.
    - Date de l'export : au format année-mois-jour.

Exemple J_M0401-0001_2009-05-19

Ce répertoire doit contenir :

2) Conditions de non export des données

Un processus de validation scientifique global des notices doit être mis en place par l'équipe du musée avant l'export des données vers Joconde. En effet, la diffusion sur Joconde s'apparente à une publication électronique. Il est souhaitable que le logiciel de gestion de collections puisse rendre ce paramètre obligatoire pour permettre l'export des notices, et donc leur diffusion sur Joconde.

Les champs pouvant être considérés comme obligatoires (si l'information est connue) sont marqués du symbole +++ dans le tableau des champs composant un fichier d'export de notices vers Joconde. Ils constituent la fiche minimum de diffusion dans Joconde . Sont considérés comme obligatoires et indispensables les champs suivants : Référence, Numéro d'inventaire, Domaine, Désignation, Datation, Matériaux-techniques, Mesures, Lieu de conservation, Photographie et crédits photographiques des images libres de droits ou faisant l'objet d'un contrat d'abandon de droits à titre gracieux sur la base Joconde.
L'export des notices devra être bloqué si la notice ne comporte pas les rubriques Référence, Numéro d'inventaire, Domaine, Désignation (cette dernière rubrique pouvant être renseignée par un seul champ Titre, Dénomination ou Appellation). Un message d'alerte pourra être mis en place pour avertir l'utilisateur.

Les images dont la taille serait inférieure à 640 x 480 pixels ne seront pas exportées ; seul le texte des notices correspondantes sera exporté.
Les images "non diffusables" ne devront pas être exportées. La validation des notices doit donc également comprendre la vérification de la diffusion ou de la non diffusion des images sur Joconde.

3) Tableau des 55 champs pouvant composer un fichier d'export de notices de Joconde

• Abréviations des caractéristiques techniques

Monosep Monoséparateur      ;
Multisep Multiséparateur       ; , ( ) : ' #
Nobl L'espace n'est pas séparateur
Texte libre L'espace est séparateur
Lexique Liste préétablie de termes autorisés
Hiérarchie Mise en relation de termes les uns avec les autres
Indexé Liste alphabétique automatique de tous les mots (sauf les mots vides)
Obl. Champ obligatoire
   
Les chevrons et crochets carrés ne sont utilisés que pour séparer des valeurs. En revanche, les parenthèses séparent le terme de son affixe.

Le symbole +++ signale un champ répertorié dans la fiche minimum de diffusion dans Joconde, constituant en tout ou partie une rubrique d'information essentielle à renseigner.

INDICATIF Intitulé Caractéristiques techniques

Lexique

Précisions sur le champ Syntaxe et exemple simples Syntaxe et exemple complexes
(champs multivalués)
REF
+++
Référence
11 car. Monovaleur ; Obl.

Indexé

Identifiant unique, non modifiable, affecté à la notice de bien culturel lors de son export vers Joconde.
Quatre premiers caractères : code du musée attribué par la DMF dépourvu du M du début de cet identifiant ; sept caractères suivants : numéro système de la notice.
syntaxe : ‹identifiant unique de notice›

exemple : 01620005384
(pour un musée dont l'identifiant est M0162)

néant
INV
+++
Numéro d'inventaire Monosep ; Obl.

Indexé

Numéro(s) d'inventaire et autres numéros si besoin (dont le numéro de dépôt) syntaxe : ‹numéro d'inventaire›

exemple : 2001.4.12

syntaxe : ‹autre numéro 1 (précision)› ; ‹autre numéro 2 (précision)›

exemple : 2001.4.12 ; 92 (Cat. BEYER sculptures) ; S.58 (Autre numéro)

DOMN
+++
Domaine Monosep ; Obl.

Lexique, hiérarchie

Domaine de l'œuvre syntaxe : ‹domaine›

exemple : archéologie

syntaxe : ‹domaine1› ; ‹domaine2› ; ‹domaine3›

exemple : archéologie ; céramique ; vie domestique

DENO
+++
Dénomination Multisep - Nobl

Lexique, hiérarchie

Dénomination de l'objet, de l'ensemble ou de ses éléments syntaxe : ‹dénomination›

exemple : tasse

syntaxe : ‹dénomination1 (précision1)› ; ‹dénomination2 (précision2)› ; ‹dénomination3 (précision3)›

exemple : service à thé (ensemble) ; tasse (6, cylindrique) ; soucoupe (6)

APPL
+++
Appellation Texte libre

Indexé

Titre(s) de l'œuvre syntaxe : ‹appellation›

exemple : gouache napolitaine

syntaxe : ‹appellation1› ; ‹appellation2›

exemple : bonnet ruché d'Oléron ; coiffette de la côte saintongeaise

TITR
+++
Titre Texte libre

Indexé

Titre(s) de l'oeuvre syntaxe : ‹titre›

exemple : Bords de rivière avec pêcheur

syntaxe : ‹titre1› ; ‹titre2 (précision)› ; ‹titre3 (précision)›

exemple : Hyanthe saluée par Francus ; Adieux d'un guerrier à une reine (autre titre); Tancrède et Herminie (ancien titre)

AUTR
+++
Auteur Multisep - Nobl

Lexique, synonymie

Auteur(s),exécutant(s), inventeur(s), praticien(s), possibilité de plusieurs auteurs syntaxe : ‹NOM Prénom›

exemple : POUSSIN Nicolas

syntaxe : ‹ NOM1 prénom1 (rôle1a, rôle1b)› ; ‹ NOM2 prénom2 (rôle2)› ; ‹NOM3 prénom3 (rôle3)›

exemple : PETIT Victor (dessinateur, lithographe) ; BECQUET Frères (lithographe) ; BOIVIN Charles (éditeur)

PAUT Précisions sur l'auteur / exécutant / collecteur Texte libre

Indexé

Précisions concernant l'auteur, l'exécutant : dates et lieux de naissance et de décès ou d'activité, ou autre. syntaxe : ‹lieu de naissance›, ‹date de naissance› ; ‹lieu de décès›, ‹date de décès›

exemple : Paris, 1826 ; Paris, 1898

syntaxe : ‹texte libre>

exemple : expose au Salon de 1842 à 1881

syntaxe : ‹NOM1› : ‹lieu de naissance›, ‹date de naissance›, ‹lieu de décès›, ‹date de décès›#‹NOM2› : ‹lieu de naissance›, ‹date de naissance› ; ‹lieu de décès›, ‹date de décès› #Texte libre

exemple : MOREAU : Paris, 1826 ; Paris, 1898#RAPHAEL : Urbin, 1483 ; Rome, 1520#Faïencerie Saint-Omer (lieu de création) en 1750. Prospérité jusqu'en 1777

ECOL
+++
Ecole Multisep - Nobl

Lexique, hiérarchie

Ecole de l'auteur, de l'inventeur, du praticien syntaxe : ‹école›

exemple : Espagne

syntaxe : ‹école1› ; ‹école2›

exemple : France, Fontainebleau ; Italie (d'après)

ATTR Anciennes attributions Texte libre

Indexé

Attribution(s) ancienne(s) et actuelle(s) de l'objet à un auteur, une école, une période syntaxe : ‹NOM1 prénom1 (précision)›

exemple : VOUET Simon (attribué en 1928)

syntaxe : ‹NOM1 prénom1 (précision)› ; ‹NOM2 prénom2 (précision)›...

exemple : CALETTI Giuseppe (Rosenberg, 1970) ; d'après SARACENI Carlo (Fohr, 1982) ; ...

LIEUX
+++
Lieu(x) de création / exécution et d'utilisation Multisep - Nobl

Lexique, hiérarchie

Lieu(x) de création / d'exécution
Lieu(x) d'utilisation, destination
syntaxe : ‹pays› ; ‹département› ; ‹commune (précision)›

exemple : France, Seine Maritime, Rouen (lieu de fabrication)

syntaxe : ‹pays1›, ‹département1›, ‹commune1 (précision1)› ; ‹pays2›, ‹département2›, ‹commune2 (précision2)›

exemple : France, Deux-Sèvres, Beauvoir-sur-Niort, (lieu d'exécution) ; France, Deux-Sèvres, Niort (lieu d'utilisation)

PLIEUX Précisions sur le(s) lieu(x) de création / d'exécution Texte libre

Indexé

Précisions des lieux-dits, adresses, édifices... texte libre

exemple : cathédrale de Strasbourg : croisillon Sud du transept

texte libre
PERI
+++
Période de création / exécution Multisep ; Nobl.

Lexique, hiérarchie

Période (siècle ou millénaire) syntaxe : ‹période›

exemple : 16e siècle

syntaxe : ‹période1› ; ‹période2›

exemple : 2e quart 18e siècle ; 3e quart 18e siècle

MILL
+++
Millésime de création / exécution Num

Indexé

Datation en millésime syntaxe : ‹millésime›

exemple : 1922

syntaxe : ‹année1 caractéristique1› ; ‹année2 caractéristique2›

exemple : 1850 entre ; 1860 et

PEOC
+++
Période de l'original copié Multisep - Nobl

Lexique, hiérarchie

Siècle ou millénaire de l'original copié syntaxe : ‹époque1›

exemple : 16e siècle

syntaxe : ‹période1 caractéristique1›

exemple : 1er quart 16e siècle (?)

EPOQ
+++
Epoque, style, mouvement Multisep - Nobl

Lexique, hiérarchie

Epoque, style, mouvement syntaxe : ‹époque›

exemple : époque thinite

syntaxe : ‹époque1› ; ‹style1›

exemple : archaïque ; figures noires

UTIL
+++
Utilisation/destination Multisep - Nobl

Lexique, hiérarchie

Type d'utilisation / destination syntaxe : ‹utilisation (précision)›

exemple : armement (fonction)

syntaxe : ‹utilisation1 (précision)› ; ‹utilisation2 (précision)›

exemple : équipement du cavalier et du cheval (utilisation primaire) ; pratique funéraire (utilisation secondaire)

PUTI Précisions sur l'utilisation / destination Texte libre

Indexé

Toutes précisions sur l'utilisation / destination, dont le nom d'utilisateur texte libre

exemple : SCHOBERT Pierre (utilisateur) ; 13e Exposition nationale du Travail ; Oeuvre réalisée pour le concours "Un des Meilleurs Ouvriers de France" selon un sujet imposé : matière, dimensions et tolérances de fabrication. Temps de travail nécessaire : 1500 heures

texte libre
PERU
+++
Période d'utilisation / destination Multisep ; Nobl.

Lexique, hiérarchie

Période (siècle) où l'objet a été utilisé syntaxe : ‹période›

exemple : 16e siècle

syntaxe : ‹période1› ; ‹période2›

exemple : 2e quart 18e siècle ; 3e quart 18e siècle

MILU
+++
Millésime d'utilisation / destination Num

Indexé

Datation de l'utilisation / destination en millésime syntaxe : ‹millésime›

exemple : 1922

syntaxe : ‹année1 caractéristique1› ; ‹année2 caractéristique2›

exemple : 1850 entre ; 1860 et

TECH
+++
Matériaux et techniques Multisep - Nobl

Lexique, hiérarchie

Techniques et matériaux, support et médium syntaxe : ‹technique ; support›

exemple : peinture à l'huile ; toile

syntaxe : ‹matériau1 (technique1)› ; ‹matériau2 (technique2a, technique2b)› ; ‹matériau3› ; ‹matériau4› ; ‹matériau5 (technique5)›

exemple : ivoire (gravé) ; laiton (argenté, gravé) ; acier ; verre ; papier (imprimé)

DIMS
+++
Mesures Monosep

Mesures et dimensions syntaxe : ‹type mesure1 valeur numérique1 (précision1)›

exemple : H. 25, l. 12 (hors cadre)

syntaxe : ‹type mesure1 valeur numérique1› ; ‹type mesure2 valeur numérique2› ; ‹type mesure3 valeur numérique3 (précision3) › ; ‹type mesure4 valeur numérique4 (précision4) › ; ‹type mesure5 valeur numérique5 (précision5) ›

exemple : H. 23 ; L. 61 ; l. 28 (planche à repasser) ; L. 31 (battoir 1) ; L 41 (battoir 2)

ETAT Etat de conservation actuel Texte libre

Indexé

Etat de conservation texte libre

exemple : état moyen ; fissures et lacunes

texte libre
INSC Inscriptions Multisep - Nobl

Lexique, hiérarchie

Mention des inscriptions, signatures, dates et marques syntaxe : ‹inscription›

exemple : signé

syntaxe : ‹inscription1 (précision1, précision2)› ; ‹inscription2 (précision)› ; ‹inscription3›

exemple : inscription (allemand, gothique) ; signé (b.d.) ; texte manuscrit

PINS Précisions sur les inscriptions Texte libre

Indexé

Transcription des inscriptions, signatures, dates et marques texte libre

exemple : signé, daté, en bas à gauche : B. Morisot 1881

texte libre

exemple : Inscription identifiant les personnages ; Lachesis / Cloto / Frenesis / Colicapasio

DESC Description Texte libre

Indexé

Description technique de l'objet texte libre

texte libre
GENE Genèse Multisep - Nobl

Lexique, hiérarchie

Genèse, stade de la création, contexte, oeuvres en rapport syntaxe : ‹stade de création›

exemple : esquisse

syntaxe : ‹stade de création› ; ‹contexte›

exemple : copie interprétée ; reproduit en gravure

HIST Historique Texte libre

Indexé

Historique de l'objet, dont les précisions sur la genèse texte libre

texte libre

GEOHI
+++
Géographie historique Multisep

Indexé

Nom du lieu historique syntaxe : ‹lieu historique›

exemple : Gaule narbonnaise

idem
DECV
+++
Découverte Multisep - Nobl

Lexique, hiérarchie

Lieux de collecte, découverte, provenance, type de collecte, type de site, collecteur(s), date de collecte. syntaxe : ‹pays, région, département, commune (lieu de découverte)› ; ‹type de site› ; ‹méthode de collecte› ; ‹date de découverte› ; ‹nom du découvreur›

exemple : Italie (lieu de découverte)

syntaxe : ‹pays, région, département, commune (lieu de découverte)› ; ‹type de site› ; ‹méthode de collecte› ; ‹date de découverte› ; ‹nom du découvreur›

exemple : France, Seine-Maritime, Rouen (Maison Bruneau, 24 rue Hoche, lieu de découverte) ; maison ; fouilles de sauvetage ; (2002, date de découverte) ; (Henriot Louis, découvreur)

PDEC Précisions sur la découverte / collecte / récolte Texte libre

Indexé

Noms de lieux-dits, d'édifices, de rues, numéros de site, de couche stratigraphique, de carré et d'objet , etc. texte libre

exemple : J23-2 (Enregistrement), (coordonnées de l'objet) ; BARBIER Marc, ROUMEGOUX Yves, GUILLOT Dominique (inventeurs) ; 19e siècle, 4e quart (invention du site)

texte libre
REPR Représentation Multisep - Nobl

Lexique, hiérarchie

Description iconographique (renvoie au Thesaurus Garnier) syntaxe : ‹genre de la représentation›

exemple : portrait

syntaxe : ‹genre de la représention1 (terme1, terme2, terme3) ›# ‹précision (terme1, terme2, terme3)›

exemple : figures bibliques (Vierge à l'Enfant, saint Pierre, saint François d'Assise)#sur socle : scène biblique (Lavement des pieds, Fuite en Egypte, Crucifixion)

PREP Précisions sur la représentation Texte libre

Indexé

Précisions sur l'organisation ou la signification du décor n'apparaissant pas dans le titre ni dans le champ Représentation. texte libre

exemple : A l'avers, figure du Christ crucifié et, au revers, celle d'une Vierge debout, couronnée et portant l'Enfant

texte libre
DREP Date de la représentation Multisep - Nobl

Date

Indexé

Date de l'événement ou des personnages représentés syntaxe : ‹date›

exemple : 1492

syntaxe : ‹date1 précision1› ; ‹date2 précision›

exemple : 1451 né ; 1506 mort

SREP Source de la représentation Multisep - Nobl

Lexique, hiérarchie

Sources écrites ou orales de la représentation syntaxe : ‹source (précision)›

exemple : Ancien Testament (Livre de Daniel)

syntaxe : ‹genre1 ; auteur1 : titre1›

exemple : roman ; Flaubert Gustave ; Salammbô

ONOM Onomastique Multisep - Nobl

Indexé

Noms propres mentionnés dans les inscriptions et dédicaces Texte libre

exemple : Horema khbit (scribe du temple d'Amon)

texte libre
LOCA
+++
Localisation Multisep - Nobl

Lexique, hiérarchie

Lieu de conservation de l'objet syntaxe : ‹commune ; établissement affectataire›

exemple : Brest ; musée des beaux-arts

Idem
STAT
+++
Statut juridique Multisep - Nobl

Lexique, hiérarchie

Statut juridique, mode d'acquisition, service responsable syntaxe : ‹type de propriété› ; ‹mode d'acquisition› ; ‹collectivité territoriale propriétaire› ; ‹établissement affectataire›

exemple : propriété de la commune ; achat ; Le Havre ; museum d'Histoire Naturelle

Idem
DACQ
+++
Date d'acquisition ou d'entrée matérielle Num

Indexé

Date et références de l'acte d'acquisition
et/ou, selon les cas :
Date d'affectation
Date d'inscription au registre d'inventaire
syntaxe : ‹année précision›

exemple : 1905 date d'acquisition

syntaxe : ‹année1 précision1› ; ‹année2 précision2›

exemple : 1905 date d'acquisition ; 1907 entrée matérielle

DEPO
+++
Dépôt ; établissement dépositaire Multisep - Nobl

Lexique, hiérarchie

Dépôt, attribution, cession, affectation syntaxe : ‹commune ; établissement dépositaire›

exemple : Suresnes ; musée des beaux-arts

Idem
DDPT
+++
Date de dépôt Num

Indexé

Date de dépôt, d'attribution, de cession, d'affectation syntaxe : ‹année précision›

exemple : 1922 déposé

syntaxe : ‹année1 précision1› ; exemple : 1905 déposé ; 1907 affecté
ADPT Anciens dépôts Texte libre

Indexé

Anciens lieux et dates de dépôt texte libre

exemple : Compiègne, palais (cabinet du conseil, 1733, Engerand) ; Paris, musée du Louvre (sous la Restauration) ; Fontainebleau, château (pièce du col de cygne, 1850)

texte libre
APTN Anciennes appartenances Texte libre

Indexé

Collectionneurs, galeries, marchands anciennement propriétaires de l'objet texte libre

exemple : Chintreuil Antoine (1873) ; succession, 1904, vente Chintreuil, Paris, 1904/11/24 ; vente anonyme, Paris, hôtel Drouot, 1948 ; Firmin-Didot (1950), vente Firmin-Didot, Paris, Drouot 1971/11/17 ; n° 102 ; coll. particulière, Paris

texte libre
EXPO Exposition Texte libre

Indexé

Expositions dans lesquelles l'objet a été présenté texte libre

syntaxe indicative : ‹Nom de l'exposition, lieu de l'exposition, date de l'exposition, numéro de l'objet (précision) ›

exemple : Exposition universelle, Paris, 1900, n°106 (section russe)

texte libre
BIBL Bibliographie Texte libre

Indexé

Bibliographie de l'objet texte libre

syntaxe indicative : ‹nom de l'auteur ; titre ; sous-titre ; ville d'édition ; maison d'édition, année d'édition, précision›

exemple : E. Müntz, Guide de l'Ecole Nationale des Beaux-Arts. Paris, 1889 (n°3 p. 132)

texte libre
COMM Commentaires Texte libre

Indexé

Autre commentaire n'ayant pas pu être inséré ailleurs texte libre

texte libre
COPY
+++
Copyright Monosep

Indexé

Copyright des notices syntaxe : ‹(c) nom musée1, Service des musées de France, date›

exemple : ©musée d'Orsay ; ©Service des musées de France, 2008

Idem
PHOT
+++
Crédits photographiques Texte libre

Indexé

Nom du photographe et agence ou service possédant le cliché et ses droits syntaxe : ‹ (c) Nom1 prénom1 ; agence1

exemple : © Patrice Schmidt ; © Réunion des musées nationaux

Idem
IMAGE
+++
Image Monosep

Indexé

Présence d'Image(s)
Absence d'images
oui
non
 
REDA
+++
Rédacteur(s) Monosep

Indexé

Nom du rédacteur et valideur de la notice syntaxe : ‹Prénom Nom›

exemple : Jean Dupont

syntaxe : ‹Prénom1 Nom1 (précision1) › ; ‹Prénom2 Nom2 (précision2)›

exemple : Jean Dupont (rédacteur) ; Marie Durand (valideur);

REFIM
+++
Référence image) Monosep

Indexé

Lien texte-image (7 images maximum) Cf syntaxe du lien texte/image Cf syntaxe du lien texte/image


4) Rapport d'export

Chaque export générera automatiqument un rapport d'export inclus au répertoire d'export final.

Le rapport d'export est composé des informations suivantes :

    - nom du musée et de sa commune, code musée
    - date de l'export
    - nom du répertoire d'export concerné
    - nombre de notices exportées par rapport au nombre de notices sélectionnées
    - nombre de notices non exportées (car non validées ou champs bloquants manquants)
    - code de fonds images utilisé pour l'export
    - nombre et nom de fichier des images non exportées, numéro d'inventaire de l'objet concerné, référence de la notice associée, motif de non export ("image non diffusable", "taille inférieure à 640 x 480 pixels")
    - nombre et nom de fichier des images dont le champ PHOT (droits photographiques) n'est pas renseigné, numéro d'inventaire de l'objet concerné, référence de la notice associée.


IV - Les exports pour mise à jour des données déjà exportées

1) Champ REFMIS

Lorsqu'une notice est exportée une première fois, son champ REF est créé et il est exporté en même temps que les autres champs composant ladite notice.
Or, au moment de cet export, un champ supplémentaire doit être mémorisé (mais non exporté). Il s'agit du champ REFMIS, dont le contenu est identique à celui de REF, et qui prouve que la notice a été exportée vers Joconde.
Lorsque la même notice est exportée une deuxième fois (cas d'une mise à jour par exemple), le programme d'export du logiciel de gestion de collections devra tester la présence ou l'absence de ce champ REFMIS.
Si REFMIS est présent, c'est donc qu'il y a déjà eu export et il faudra, cette fois-ci, exporter les deux champs REF et REFMIS dans le fichier d'export.
Grâce à la présence du champ REFMIS, le programme de la DMF associera les modifications proposées aux notices déjà exportées.

Lors des exports, il conviendra de distinguer en deux lots les nouvelles notices des notices mises à jour.

2) Fichier d'export de mise à jour de notices

Un fichier d'export de mise à jour de notices sera composé des champs REF, REFMIS et des seuls champs modifiés depuis l''export précédent, afin que la mise à jour sur Joconde soit la plus automatique et rapide possible.

3) Fichier d'export d'images seules

Un export "images seules" peut être utile pour ajouter une ou plusieurs images (jusqu'à 7) à une notice déjà exportée et mise en ligne sur Joconde.
Ce type d'export est adapté lorsqu'il n'est pas nécessaire d'intervenir sur le reste des champs "textuels" de la notice. Sinon il conviendra d'effectuer un export de mise à jour de notices.

Le fichier d'export "images seules" sera composé des champs suivants : REF, REFMIS, INV, REFIM, IMAGE et PHOT.

Voici un exemple de fichier ASCII étiqueté :

    REF¶
    01620000138¶
    REFMIS¶
    01620000138¶
    INV
    2009.04.12
    REFIM¶
    M016207_2009-04-12_P.JPG,DS1,,2009-04-12.jpg¶
    IMAGE¶
    Oui¶
    PHOT¶
    (c) Christian TUTU¶
    //¶

(¶ : retour à la ligne).




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