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Mise en ligne : 19 décembre 2006
Mise à jour : 27 juin 2011

Diffusion des notices dans Joconde

Qui diffuse sur Joconde ?

Tout musée bénéficiant de l'appellation Musée de France, peut reverser ses informations sur Joconde.

Cependant, certains établissements, ne bénéficiant pas de cette appellation, peuvent obtenir à titre exceptionnel la diffusion sur Joconde de tout ou partie de leurs collections, en en justifiant l'intérêt patrimonial dans une demande officielle adressée au sous-directeur des collections.

La mise en ligne technique des notices et images est assurée par les responsables de Joconde.

Que diffuse Joconde ?

Joconde, catalogue collectif des musées de France, diffuse sous forme de notices illustrées les fiches d'inventaire informatisées que les musées créent, valident et reversent à partir de leur base de données.

Une notice diffusable est une notice dont la forme est correcte (orthographe, noms d'auteurs...) et qui reflète l'état de la connaissance scientifique à un moment donné. Une notice comportant au moins les rubriques d'information essentielles, validée par le responsable scientifique des collections, peut être mise en ligne sur Joconde.
Afin d'assurer la meilleure couverture image possible, à compter du 1er juillet 2011, une notice dépourvue d'image, alors que l'auteur de l'objet concerné est dans le domaine public, ne pourra pas figurer dans Joconde.
Ceci ne change rien au fait qu'une image qui ne serait pas libre de droits de diffusion parce que l'auteur de l'oeuvre est encore dans le domaine privé ou parce que cette image a été réalisée par un photographe ou une société privés, ne sera pas associée à la notice de Joconde correspondante (sauf s'il existe un contrat de cession de droits de diffusion à titre gracieux).

Pour des raisons d'organisation mutuelle, il est souhaitable qu'un protocole de reversement soit défini entre le musée et les co-responsables de Joconde afin de définir les priorités de diffusion dans Joconde.
Le musée, selon l'état d'avancement de son informatisation, peut reverser en une seule fois la totalité de son inventaire ou échelonner cette diffusion en définissant des lots plus restreints :
- corpus thématiques (objets correspondant à une donation, un artiste, une technique, un site archéologique...)
- nouvelles acquisitions
- objets phares, exposés dans les salles
- objets ayant fait l'objet d'une publication scientifique (catalogue raisonné, catalogue sommaire, étude d'une collection...)
- objets récolés,
- objets ayant fait l'objet de campagnes de restauration ou de photographie

Une fois en ligne, les notices peuvent être :
- enrichies ou modifiées sur simple demande du responsable scientifique ou du rédacteur
- illustrées, si elles étaient dépourvues d'images lors du versement initial
- valorisées par un texte et des images libres de droits reversés par le musée et faisant ainsi l'objet d'une exposition virtuelle.

Pourquoi diffuser sur Joconde ?

- Concourir à la diffusion du patrimoine public national au sein du catalogue collectif des collections des musées de France

- Garantir la sécurité des collections en affirmant le statut juridique des objets

- Faire connaître à tous les publics la diversité et la richesse des collections du musée

- Contribuer au rayonnement de la collectivité territoriale dont dépend le musée

- Valoriser et diffuser le travail scientifique sur les collections

- Bénéficier d 'une alternative à la publication papier

Quand faire appel aux responsables de Joconde ?

Un musée peut faire appel à l'une des responsables de Joconde à tout moment de son informatisation :
- phases amont du choix d'un logiciel (aide à la définition des besoins, etc)
- paramétrage de la base de données (structuration de l'information),
- définition d'une méthodologie d'inventaire informatisé (consignes de saisie, vocabulaires scientifiques...),
- rédaction d'une charte de saisie interne au musée,
- numérisation d'images,
- préparation de la diffusion des notices
- modification ou enrichissement des informations en ligne

Comment diffuser sur Joconde ?

Dès que le musée envisage le reversement de son inventaire ou de lots définis, il contacte la responsable de Joconde dont le domaine d'activité - Archéologie, Ethnologie et Sciences et techniques, Beaux-Arts et Arts décoratifs - correspond à la nature des collections à diffuser.

La responsable de Joconde expertise la structure de l'information saisie ainsi que la taille et le format des images d'un échantillon de notices à reverser. Des ajustements peuvent s'avérer nécessaires avant de procéder au reversement proprement dit.

- Cas des musées équipés d'un logiciel de gestion de collections disposant d'un module d'export Joconde.
Guidé sur place ou par téléphone par la responsable Joconde, le musée, extrait automatiquement les notices sélectionnées. Des tables de correspondance assurent la cohérence entre les champs de la base locale et ceux de la base nationale. Certaines informations sont générées automatiquement : lien image, référence de la notice Joconde, contenu des champs lieu de conservation et copyright. Les images exportées sont converties automatiquement selon les normes préconisées.

- Cas des musées informatisant leurs collections sur un logiciel bureautique ou un logiciel documentaire ne disposant pas d'un module d'export Joconde en fonction.
La structure des données et le format de récupération des notices est à définir avec la responsable Joconde, afin que le traitement du fichier récupéré soit le plus simple possible. Les images devront être fournies selon les normes préconisées car elles ne peuvent pas être converties automatiquement.

Les notices et images exportées sont ensuite le plus souvent gravées sur un cd confié à la responsable Joconde. C'est elle qui assure techniquement, dans le délai annoncé, la mise en ligne des données sur Joconde via Internet. L'information est retraitée selon la grille Joconde ; les lexiques et thésaurus de Joconde sont enrichis des nouveaux termes figurant dans les notices reversées (nouveaux noms d'artistes, nouveaux lieux géographiques, etc).

Les notices et images sont ensuite chargées sur le serveur du ministère de la Culture. La responsable Joconde met à jour les pages nouveautés et musées participants.

Une fois les notices en ligne sur Joconde, la responsable Joconde prévient le musée qui peut faire part de toutes ses remarques.
En cas d'oubli ou d'anomalie sur la notice ou l'image, ces dernières peuvent être modifiées immédiatement par la responsable Joconde.
Pour compléter de façon plus conséquente une notice ou ajouter une ou plusieurs images, c'est au musée de saisir cette information dans sa base de données documentaire et de procéder à un nouvel export afin que la responsable Joconde mette à jour la notice en ligne sur Joconde.

Selon la nature des informations reversées, celles-ci peuvent être valorisées sous forme de parcours thématique ou d'exposition virtuelle.

Dans le cas de reversements échelonnés et successifs, le musée définit les lots, en assure l'export et envoie les données gravées. A tout moment, il peut bénéficier de l'aide directe et personnalisée de l'une des responsables Joconde.


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