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Première mise en ligne : 6 janvier 2011

Gérer la conservation des documents numériques


Introduction

Les musées numérisent depuis plusieurs années des pans importants de leurs collections, qu'il s'agisse de leurs clichés d'œuvres ou de prises de vue numérique directe des objets. Ainsi, ils doivent conserver des masses conséquentes de données et d'images sur divers supports.

Le bureau de la diffusion numérique des collections souhaite transmettre aux musées de France des conseils fiables quant à la conservation de ces documents et de leurs supports ainsi qu'à la pérennisation des données contenues.

Les modes de conservation des documents numériques et la pérennisation des données sont des sujets bien maîtrisés par les services d'archives. Les musées ne doivent pas hésiter à faire appel à leurs conseils et services en matière d'archivage électronique et de conservation de documents numériques (notamment en vue du dépôt de copies de sauvegarde de registres d'inventaire informatisés ou de documents patrimoniaux numérisés).

Il est néanmoins important de connaître les règles essentielles régissant ces pratiques pour les appliquer au sein du musée.
Un grand nombre de ressources méthodologiques sont mises en ligne sur le portail international archivistique francophone, notamment sous forme de cours en ligne.

Nous avons extrait du module 7 "Gestion et archivage des documents numériques" (version du 10/02/2010) du cours intitulé "gestion et traitements des archives", réalisé par Françoise Banat-Berger et Claude Huc, les conseils qui nous ont paru essentiels concernant les supports d'enregistrement et les stratégies de stockage ainsi que les stratégies de pérennisation.
NB : La lecture des extraits reproduits ci-dessous, avec l'aimable autorisation de leurs auteurs et du Président du Comité directeur du portail international archivistique francophone, ne doit ni ne peut se substituer à celle des documents originaux en ligne.

MODULE 7 - GESTION ET ARCHIVAGE DES DOCUMENTS NUMERIQUES
SECTION 6 - SUPPORTS D'ENREGISTREMENT ET SUPPORTS DE STOCKAGE
Extrait du chapitre 1 Objet de la section

[...] Les solutions, les choix de supports d'enregistrements, les stratégies de stockage qui seront retenues s'appuient évidemment sur les technologies disponibles dans ce domaine.
Il ne faut pas croire pour autant qu'il s'agit d'une question purement technique. Les choix seront fondés sur une analyse des besoins et des contraintes présents et futurs de l'Archive et de son contexte.

[...] On se demande :
    • en premier lieu, où mettre les données, sur quelle machine, quel média,
    • mais aussi comment les organiser, comment les préserver dans le temps, garantir qu'elles ne seront jamais perdues tout en assurant leur intégrité. Les données devront :
    • survivre aux incidents matériels et au vieillissement des supports,
    • avoir leur intégrité assurée lors du passage d'un média vers un autre,
    • ne subir aucune modification ni lecture non autorisée qui devront donc être empêchées.

Enfin, les infrastructures de stockage devront :
    • prendre en compte un certain nombre d'exigences relatives aux performances, aux temps d'accès aux documents, à la sécurité
    • et en même temps respecter les contraintes en termes de limitation des coûts.

Extrait du Chapitre 2. Supports d'enregistrement et équipements de lecture et écriture
2.1. Enregistrement numérique et dégradation au cours du temps
[Causes de la dégradation de l'enregistrement d'une information numérique sur un support]

[...] Les causes de cette dégradation sont nombreuses :
    • instabilité des matériaux utilisés,
    • évolution différenciée des éléments constitutifs conduisant à leur dissociation,
    • inscription de l'information sur un matériau sensible à l'environnement (photosensible par exemple),
    • conditions de stockage inappropriées (température, hygrométrie, poussière, fumée de cigarette),
    • usure liée à la fréquence d'utilisation,
    • mauvaise manipulation (dépôt de poussière ou débris, chocs),
    • procédures de maintenance non respectées,
    • pannes matérielles,
    • erreurs humaines,
    • vandalisme et vol,
    • catastrophes naturelles, sinistres, incendies. Mais aussi :
    • qualité de fabrication,
    • qualité de l'enregistrement ou de l'équipement utilisé pour procéder à l'enregistrement.

Extrait du Chapitre 2. Supports d'enregistrement et équipements de lecture et écriture
2.2 Technologies existantes
Complément sur les CD-R et DVD-R

[...] Le CD-R (disque compact enregistrable apparu sur le marché en 1988) et le DVD-R (Digital Versatile Disc enregistrable apparu sur le marché en 1997) constituent des supports grand public peu coûteux et potentiellement intéressants pour l'archivage.

Les recommandations pratiques :
Pour la gravure :
    • graver au moins 2 exemplaires : un master d'archivage, une copie de consultation,voire une copie de travail d'où seront tirées les copies de consultation (si elles sont très sollicitées),
    • constituer un échantillon-témoin représentant tous les numéros de série, tous les graveurs, toutes les périodes de temps, et enregistrer ces métadonnées,

Pour le stockage : stocker les supports sur de sites distants,

Pour le contrôle du vieillissement :
    • contrôler tous les 3 ans au plus à partir de la gravure,
    • tester les disques échantillonnés en totalité à vitesse 1x,
    • si un disque approche des seuils limite, engager la recopie du sous-ensemble. Ces recommandations rejoignent les recommandations générales qui peuvent être proposées pour tous les types de support.
Le disque optique est un support commode pour commencer, mais il y a nécessité de mettre en œuvre d'autres solutions (substitutives ou complémentaires) à moyen et long terme

Extrait du Chapitre 2. Supports d'enregistrement et équipements de lecture et écriture
2.3 Comment parer au manque de fiabilité des supports et de moyens de lecture ?

[...] Le manque de fiabilité et de pérennité des supports sera surmonté par un ensemble de dispositions complémentaires :
    • les différentes techniques de création, gestion et traitement de codes correcteurs d'erreur,
    • le maintien en permanence de plusieurs copies des objets numériques, de préférence sur des supports de type différents,
    • la recopie régulière des données sur d'autres supports, cela avant qu'il ne soit trop tard. [...] L'information numérique ne dure que si l'on assure un contrôle de l'état des supports et une recopie de l'information en temps utile. [...]

Extrait du Chapitre 2. Supports d'enregistrement et équipements de lecture et écriture
2.4. Critères pour le choix d'un support de conservation

Dans la réflexion qu'il convient de mener pour un choix de support de stockage pérenne, il nous semble indispensable de recenser les caractéristiques et qualités qu'il conviendra de prendre en compte et d'analyser par rapport aux besoins et contraintes de l'institution.
    • la capacité de stockage du support (à comparer au volume de données à stocker par l'Archive) ; cette capacité varie aujourd'hui de 1 Mo (disquette) jusqu'à plusieurs To (par exemple les bandes LTO-6 (Linear Tape Open) sont annoncées avec une capacité de 3,2 To),
    • la stabilité intrinsèque du support (inertie physique et chimique) et robustesse (résistance aux agressions), et la durée de vie annoncée du support,
    • l'existence d'outils de contrôle du support,
    • le caractère plus ou moins répandu de la technologie (offre multi-constructeurs) ou reposant sur des normes publiques,
    • la disponibilité d'équipements permettant de stocker et manipuler automatiquement des ensembles de support (silos de stockage associés à une robotique),
    • le coût du support,
    • le coût des équipements de lecture/écriture,
    • la vitesse de lecture/écriture et le mode d'accès à l'information (séquentiel pour les bandes, immédiat pour les disques),
    • le caractère réinscriptible ou non des supports qui peut apporter certaines garanties supplémentaires par rapport à l'intégrité des données.

Peuvent intervenir également :
    • la simplicité des opérations de recopie,
    • l'existence de protections contre l'effacement accidentel.

Extrait du Chapitre 2. Supports d'enregistrement et équipements de lecture et écriture
2.5 Conditions de stockage à respecter

La durée de vie d'un support ne va pas seulement dépendre de ses qualités intrinsèques. Cette durée de vie sera optimale si les conditions de stockage sont satisfaisantes. De mauvaises conditions environnementales sont également un facteur entraînant la dégradation prématurée des supports.
Nous pouvons retenir les recommandations suivantes pour la plupart des supports optiques ou magnétiques amovibles :
    • maintenir une température entre 16°C et 23°C avec un gradient maximum de 4° C par heure,
    • maintenir une humidité relative entre 30 % et 50 % avec un gradient maximum de 10 % par heure,
    • utiliser des conditionnements opaques pour le stockage des médias à défaut d'utiliser le conditionnement d'origine,
    • stocker les médias plutôt à la verticale,
    • n'apposer aucun étiquetage ni aucune encre sur les médias,
    • éviter l'exposition aux champs magnétiques,
    • éviter l'exposition à la lumière du soleil et aux UV de certains systèmes d'éclairage,
    • éviter l'exposition à la poussière et à la fumée,
    • interdire les boissons et la nourriture dans les lieux de stockage,
    • interdire de fumer dans les lieux de stockage,
    • relier à la terre les librairies et les juke-boxes en métal.
Dans le cas de supports non amovibles comme des baies de disque, des recommandations spécifiques doivent être définies.

MODULE 7 - GESTION ET ARCHIVAGE DES DOCUMENTS NUMERIQUES
SECTION 8 - STRATEGIES DE PERENNISATION
Extraits du Chapitre 2. Stratégies pour la conservation des informations numériques
2.1 Migration des supports

La migration est un transfert d'informations numériques (...) pour la pérennisation de cette information.
    • transférer des données d'un support d'enregistrement vers un autre sans modifier le contenu informationnel, c'est la migration de support,
    • transformer un format de fichier en un autre qui modifie le mode d'encodage des fichiers et par conséquent leur structure mais ne modifie pas leur contenu informationnel, c'est la migration de format.
La migration est un processus qui doit être organisé, planifié et précédé d'une étude permettant d'identifier les éventuelles pertes de fonctionnalités et d'évaluer les risques de perte d'informations que va entraîner cette migration.
Le processus dans son ensemble comportera donc :
    • un examen de l'opportunité : pourquoi et quand entreprendre une migration ? Quelle est la nature de cette migration ?
    • l'étude de faisabilité : faisabilité technique, prototypage si nécessaire, évaluation de la durée, des coûts et des moyens à mettre en place,
    • la spécification détaillée du processus retenu,
    • la réalisation des développements informatiques nécessaires,
    • la mise en œuvre du processus de migration : cette mise en œuvre doit absolument intégrer des moyens de contrôle du bon déroulement des procédures et de la conformité du résultat obtenu.

Extraits du Chapitre 2. Stratégies pour la conservation des informations numériques
2.2. Pourquoi migrer les supports ?

Plusieurs raisons essentielles conduisent à une décision de migration :
    • la dégradation des supports : les supports numériques deviennent de moins en moins fiables au fil du temps pour préserver les bits de façon sûre ; cette dégradation des supports implique un transfert des données enregistrées vers un nouveau support ;
    • l'émergence de technologies nouvelles et de supports d'enregistrements qui permettent une réduction significative des coûts à fonctionnalités égales, voire avec des performances accrues ;
    • l'obsolescence technologique : les technologies des matériels et des logiciels évoluent sans cesse ; le coût des matériels et des médias de stockage ne cesse de baisser ; cette évolution entraîne l'éviction du marché de certains supports d'enregistrements ; cette éviction peut survenir bien avant que les supports ne soient dégradés ; cette situation peut conduire provisoirement à une augmentation prohibitive des coûts de maintenance des logiciels et des matériels, mais à plus long terme à une impossibilité de disposer d'équipements de lecture en état de marche d'où l'impérieuse nécessité de migrer vers d'autres supports avant que cela ne se produise ;
    • les évolutions des besoins des utilisateurs : les utilisateurs attendent également des avantages des nouvelles technologies et de ce fait de nouvelles attentes apparaissent quant aux types et à la qualité des services rendus ; pour répondre à ces attentes, il peut devenir nécessaire de transférer l'information vers des supports qui permettent des temps d'accès plus rapides ; ces services améliorés peuvent aussi nécessiter de nouveaux formats de représentation de l'information à archiver ou l'utilisation de systèmes plus performants ; il s'agit ici d'une migration des formats de communication qui n'implique pas nécessairement une migration des formats de conservation, le problème concernant principalement la fonction accès.

Extraits du Chapitre 2. Stratégies pour la conservation des informations numériques
2.3. Les différents types de migrations de support

[...] Le rafraîchissement de support consiste à recopier le contenu d'un support sur un support de même type et de même capacité de stockage. [...]
La duplication consiste à recopier le contenu d'un support sur un support de même type mais de capacité de stockage généralement plus importante. [...]
Le ré-empaquetage interviendra lorsque le transfert entraînera une organisation différente de l'information : remplacement d'une organisation basée sur des répertoires par une organisationnelle séquentielle, regroupement sur un même support de fichiers d'un même objet qui étaient auparavant répartis sur plusieurs supports, etc. [...]

Extraits du Chapitre 2. Stratégies pour la conservation des informations numériques
2.4 Migrations de format

Cette opération est la plus risquée. Elle consiste à transformer un format de représentation de l'information en un autre. Ces changements ne doivent cependant pas avoir d'impact sur le contenu informationnel. Deux types de migration de format :
Les transformations réversibles : il y a bijection entre l'ancienne représentation et la nouvelle. Les transformations irréversibles : on ne peut garantir un strict retour à l'état initial. [...]

Extraits du Chapitre 2. Stratégies pour la conservation des informations numériques
2.5 Emulation

L'émulation est une technique qui consiste à élaborer un logiciel qui va être capable de simuler les services et les comportements d'un autre logiciel conçu pour une plate-forme différente. Il devient envisageable de ne plus se préoccuper de l'obsolescence technologique du format de représentation. Seules les migrations des supports sont à considérer. [...]
Dans l'état actuel des choses, seule la stratégie de migration est crédible à grande échelle pour les documents les plus courants (texte, image, son, vidéo).




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