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Cahier des charges pour la numérisation d'images fixes

Vous trouverez en lien un guide technique très complet concernant la rédaction d'un cahier des charges de numérisation d'images fixes : Ecrire un cahier des charges de numérisation du patrimoine : documents reliés - manuscrits - plans - dessins - photographies - microformes, réalisé par les Archives de France et publié en février 2008.
Il contient nombre d'informations extrêmement précises qui devraient vous permettre de préparer au mieux une prestation de numérisation d'images fixes.

Néanmoins, certains points sont inadaptés au contexte de la plupart des musées, notamment :

   • les musées bénéficient rarement d'un atelier interne de numérisation tel qu'évoqué dans ce document (2.1 et 2.3) ;
   • peu de musées disposent de microfilms (2.4) ;
   • le chapitre Indexation (3.13) fait référence aux normes archivistiques, il ne saurait être utilisé dans un contexte muséal ;
   • le document mentionne le recours à une assistance à maîtrise d'ouvrage pour la préparation des documents à numériser, ainsi que pour le contrôle de la numérisation et l'indexation (2.3). Là encore, cela ne correspond pas à la réalité de la majorité des musées pour lesquels de tels moyens sont très rarement mis à disposition. De plus, le recours à un prestataire n'est pas systématiquement un gage de qualité scientifique et nécessitera un encadrement rigoureux et sans faille. En revanche, sous-traiter la préparation des fonds à numériser ou leur indexation peut se concevoir s'il s'agit de collections sérielles.
   • la procédure concerne des marchés importants, auxquels les musées sont rarement assujettis, même si, depuis le 1er mai 2010, les seuils ont été considérablement baissés :

Seuil fixé (HT)	Procédure à mettre en oeuvre	Article du Code des marchés publics concerné
Inférieur à 4 000 €	Mise en concurrence informelle (production de 3 devis)	Art. 1er II
Jusqu'à moins de 125 000 €	Adaptée	Art. 28
Egal ou supérieur à 125 000 €	Appel d'offres	Art. 57 à 59 (appel d'offres ouvert) Art. 60 à 64 (appel d'offres restreint)

Il nous a donc semblé utile de proposer un modèle annoté de cahier des charges de numérisation d'images fixes plus orienté "musées". Ce modèle a, certes, été développé dans le cadre spécifique du plan national de numérisation, mais il pourra être facilement adapté à un autre contexte.