Journée d'étude - sommaire

Table ronde n° 2

Les expérimentations conduites dans les directions régionales et les services d'archives départementales sur la numérisation des fonds et l'élaboration de dossiers numériques ont bénéficié de crédits de numérisation des images, de crédits de recherche et de crédits de formation permanente. Ces opérations ont mobilisé des moyens en personnels et des équipements techniques spécialisés pour lesquels aucune ligne budgétaire spécifique n'était par contre disponible. Après plusieurs mois de fonctionnement, quel bilan peut-on tirer en termes d'organisation du travail et des équipes à mettre en place et en termes de savoir-faire nouveaux à développer en interne.

Quelles solutions adopter entre la numérisation en interne et la sous-traitance? Quel rôle peuvent jouer les services centraux auprès des services en région?

Les DRAC sont organisées en services constitués par domaine patrimonial. Chacun d'entre eux a une culture interne liée à son histoire, aux missions dont il a la charge et aux partenaires extérieurs auxquels il s'adresse. La documentation de ces services est le reflet de ces missions mais aussi de cette culture professionnelle.

Dans la perspective de mieux gérer la documentation sur les fonds et de valoriser le patrimoine culturel auprès des chercheurs et du public en utilisant les réseaux de communication, il apparaît nécessaire de "transversaliser" la forme de la documentation. L'informatique permet de plus en plus d'interroger de manière transparente les différentes bases de données et d'accéder à toute information contenue dans des dossiers numériques.

Pour ce faire, les propositions suivantes sont avancées : les services patrimoniaux devraient, à terme, donner une forme normalisée à leurs dossiers électroniques qu'il s'agisse de dossiers sur les musées, sur les archives ou sur les monuments...

Ceci suppose que les services produisent leurs dossiers avec des outils logiciels compatibles. Actuellement, l'équipement logiciel, réalisé en fonction d'opportunités locales ou en se référant au choix des agents expérimentateurs, est hétérogène d'un service à l'autre, voire même au sein d'un même service. Ce sont ces outils aux normes communes et des formations adaptées aux besoins qui garantiront l'homogénéité et la consultation transparente des dossiers électroniques quel que soit le domaine patrimonial traité.

D'une manière générale, il est reconnu que les services patrimoniaux ont besoin de davantage de cohérence, dans les choix de leurs matériels comme dans les profils de leurs personnels.

La construction d'une nouvelle DRAC fournit l'opportunité de réfléchir à une organisation spatiale qui réponde à une organisation fonctionnelle intégrant les nouvelles activités liées à la numérisation.

La difficulté est de devancer des pratiques et des usages qui sont encore en voie de constitution et de débattre avec les services de ce qui faciliterait une transversalité. Deux espaces semblent principalement concernés, le laboratoire-photo et les centres de documentation.

L'activité des photographes se transforme. La table ronde n° 1 débattait des outils de production directe en numérique. On peut penser que le laboratoire photographique prendra, à terme, moins de place du fait des systèmes numériques même si la photo argentique demeurera pour encore plusieurs années le meilleur mode de représentation du patrimoine. L'équipement numérique va devenir de plus en plus important. Dans la construction d'une nouvelle DRAC, le rôle du laboratoire photo et son évolution sont des sujets à débattre.

Du point de vue des métiers, les professionnels de ces laboratoires devront toujours avoir des compétences de photographes pour la prise de vue et le traitement de l'image. Des stages de formation des photographes au numérique sont nécessaires pour les préparer à ces mutations.

Les centres de documentation sont également à repenser en prévoyant qu'à terme une partie de la documentation sur le patrimoine sera accessible en ligne. La séparation actuelle entre la documentation à l'usage des services scientifiques pour les travaux de recherche et la documentation mise à disposition du public (cette documentation apparaissant par ailleurs, selon certains, très peu consultée) est à ré-étudier. On peut penser que les deux types d'usages de ces "centres documentaires" demeureront spécifiques mais que le mode de consultation sur écran conduira à réorganiser les espaces d'accueil du public, la documentation scientifique pour le chercheur faisant vraisemblablement partie de son poste de travail. Avec l'informatique, la question de la localisation de la documentation est posée différemment.

Il faut signaler ici le cas particulier des archives départementales. Les archives ne sont pas de la documentation. Leurs fonds constituent des entités propres. Il n'y a pas à les faire évoluer, si ce n'est à les classer pour les retrouver. L'objectif de la numérisation est d'offrir l'accès à ces fonds sous les formes les plus adaptées et d'être capable de fournir des volumes considérables de documents. Les centres doivent accueillir un public toujours plus nombreux que l'agrandissement régulier des salles de consultation ne suffit pas à servir. La question se pose également d'atteindre un public hors les murs. C'est pourquoi il est envisagé de réaliser des cédéroms des fonds numérisés.

Dans les DRAC, la "mutualisation" des équipements est une question centrale dans le débat sur l'organisation spatiale des locaux aussi bien que dans la définition des nouveaux moyens en personnels.

Mutualiser les équipements informatiques répond à une nécessité économique. On ne peut multiplier les équipements nécessaires au traitement des données numérisées par le nombre de services patrimoniaux. Il faut distinguer l'équipement de base multimédia qui est nécessaire sur le poste de travail de chaque agent qui traite de documentation multimédia, de l'équipement spécialisé dans le traitement des images, de la cartographie qui ne peut être utilisée que par un agent, professionnel de ces techniques. Concernant ce second ensemble, deux stratégies d'équipement sont évoquées :

• La création d'une entité spécialisée, dénommée laboratoire ou plateau graphique ou pôle image. Dans ce cas, cet espace commun aux services regrouperait les équipements sous la responsabilité d'une personne dont le profil est à définir. Les services patrimoniaux seraient alors considérés comme des utilisateurs internes de cette structure commune.

• La deuxième stratégie consisterait, dans un premier temps, à confier les équipements spécialisés au service patrimonial qui a, ou commence à avoir, les savoir-faire nécessaires et le personnel motivé et qui s'approprie ce nouvel équipement qu'il fait fonctionner pour sa documentation et déjà parfois pour celle intéressant plusieurs services, comme la cartographie par exemple. Dans un deuxième temps, l'équipement serait ouvert aux autres services, ce qui justifierait un investissement dans des matériels plus performants. Le souci, dans cette deuxième stratégie, est de développer en interne des compétences nouvelles (avec le temps de formation nécessaire), de permettre une appropriation des matériels qui conduirait sans heurts à la mise en place de collaborations entre les services.

La sous-traitance de la numérisation des fonds et collections a été le choix fait par la DAG pour mettre en place une politique cohérente de diffusion du patrimoine culturel (cahier des clauses techniques particulières, convention de prix avec un prestataire, établissement d'une charte de qualité, formation des agents au suivi et au contrôle des prestations, formation à l'exploitation des données numérisées). Ce dispositif permet à la fois de construire, au sein du ministère, un réseau de personnels compétents et capables d'expérimenter pour participer aux choix ultérieurs. Il suscite également la création d'un savoir-faire d'entreprise, inexistant en France sur ce type de prestations, et qui constituerait une référence pour le développement d'un marché de la numérisation.

Jusqu'où peut et doit aller cette sous-traitance de la numérisation?

Outre les raisons évoquées ci-dessus, la sous-traitance était la seule réponse possible pour, dans une première phase, numériser un grand nombre d'images illustrant les bases de données et diffuser sur les réseaux une partie significative du patrimoine culturel. Toutefois, cette numérisation ne pourra être généralisée sans mesures nouvelles en matière d'emplois et sans que les formations nécessaires aient été dispensées à un grand nombre d'agents. Les crédits actuels de la DAG affectés spécifiquement au plan de numérisation permettent exclusivement de passer des commandes à un prestataire extérieur.

Il est signalé que la numérisation en interne peut être source de cohésion et que, à l'inverse, la sous-traitance de la totalité des prestations présente le risque d'une démobilisation des services et d'une insuffisante appropriation de ces techniques qui constituent cependant le seul moyen pour faire évoluer les systèmes documentaires. Pour y remédier, il est nécessaire que les services (par leurs spécialistes de l'image et des bases de données documentaires) soient suffisamment disponibles et formés pour exercer réellement le suivi et le contrôle des prestations de numérisation. Il est souligné que les services dans leur ensemble manquent d'une culture informatique suffisante pour assurer une maîtrise d'ouvrage de qualité.

Quelques directions régionales ont la double pratique de la sous-traitance et de la numérisation en interne. Leur expérience, dans la durée, permettra de trouver le meilleur équilibre et de définir plus précisément les moyens en personnel et en équipement.

Il faut noter que la numérisation de supports fragiles ou de grands formats qui va être étudiée en 1999 va conduire à redéfinir les rôles respectifs des services et des sous-traitants en ces domaines.

Quel rôle peuvent jouer les services centraux?

Les expérimentations sont en cours, orientées vers un même objectif, mais dans des contextes humains tous différents. Il est difficile au stade actuel de tirer des recommandations généralisables. L'objectif d'une certaine centralisation de l'opération est de cumuler ces expériences collectives, de trouver une unité d'action et une cohérence dans les programmes. Les choix doivent à la fois tenir compte de l'environnement local et des réalités de terrain et conduire à avoir des règles et à dégager des critères qui permettent d'évaluer et de comparer les projets.

Le rôle des services centraux est de faire communiquer ces expériences et de rechercher les moyens nécessaires à leur bon déroulement. Il est aussi de donner de la visibilité à ces projets auprès des décideurs qui seuls peuvent faciliter leur développement. Jusqu'à présent, aucune information directe sur la numérisation n'a pu être faite par la DAG auprès de l'ensemble des directeurs régionaux. Le directeur régional de Midi-Pyrénées présent à cette table ronde est particulièrement motivé par ce sujet, il pourrait peut-être inciter à une réflexion collective sur le sujet.

Au terme des présentations des projets pilotes et des débats, on peut constater que, s'il y a consensus sur les grandes orientations, si les services ont pris des initiatives et monté des expérimentations diversifiées et prometteuses, la question des moyens en personnels reste entièrement à résoudre.

Les demandes d'emploi faites pour le budget 1999 sont loin d'avoir été satisfaites. La ligne budgétaire numérisation a été augmentée de 25% et atteint 5 MF en 1999. Sont également reconduits les crédits destinés à la formation des personnels chargés du plan de numérisation.

Le comité scientifique pour la documentation informatisée et le multimédia, qui a organisé cette journée d'étude, s'appuiera sur les premiers résultats des projets pilotes et sur les propositions qui ont été faites lors de cette journée d'étude, pour gérer au mieux les crédits de 1999 dans le sens d'une généralisation progressive des programmes de numérisation.

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Table ronde n° 2