Journée d'étude - sommaire

Programme

En quelques années, les outils de production et de diffusion de l'information ont évolué de façon très rapide.

Au milieu des années soixante-dix, les services disposaient d'une part de documents sur des supports matériels et d'autre part de bases de données centralisées servant de catalogue. Pour la consultation, les microformes étaient alors les seuls substituts des documents originaux économiquement viables et aisément manipulables. Beaucoup d'autres documents ne pouvaient être consultables que dans leur format original, comme les plans.

Aujourd'hui, le panorama du documentaire est très différent. Pratiquement tous les types de documents peuvent être numérisés et exploités électroniquement. Si les documents écrits sont maintenant produits par des logiciels de traitement de texte ce qui simplifie leur stockage, les textes anciens peuvent être numérisés et convertis par des méthodes de reconnaissance optique de caractères, les phototypes peuvent faire l'objet de traitement comme le passage du négatif au positif ou la correction de densité, les cartes numérisées sont devenues de vrais instruments d'exploration et de signalement des particularités culturelles d'un territoire.

De nouveaux outils sont apparus pour aider les documentalistes, les photographes, les conservateurs, les chercheurs dans leur travail quotidien : micro-ordinateurs, appareils de photographie numérique, numériseurs, logiciels de dessin assisté, etc.

Sur le plan de la diffusion, les changements sont tout aussi majeurs. Avec le réseau Internet et les cédéroms, on dispose de moyens performants et peu onéreux pour communiquer l'information à distance.

Le ministère de la culture et de la communication, aussi bien dans ses directions centrales et déconcentrées, que dans ses établissements publics, a suivi cette évolution. Il a souvent été à la pointe du progrès en matière d'usage des nouvelles technologies de la communication : bases de données documentaires, banque d'images du musée d'Orsay, système de numérisation en très haute résolution du laboratoire de recherche des musées de France, serveur Gallica de la bibliothèque nationale de France, dossiers électroniques des services de l'Inventaire, plan de numérisation des fonds iconographiques, diffusion des états-civils sous forme électronique, etc.

L'adaptation des bases de données au minitel, puis à Internet, a permis à un nouveau public d'accéder à la production du ministère.

Des projets européens comme «Aquarelle», ont permis de démontrer la faisabilité de systèmes des ressources documentaires multilingues, répartis dans plusieurs pays.

Si ces expérimentations ouvrent des perspectives intéressantes pour le futur, des difficultés nouvelles surgissent car l'obsolescence rapide des techniques informatiques est en contradiction avec les besoins de pérennité de la documentation et des instruments de recherche.

Par ailleurs, ces nouveaux outils conduisent à revoir les modes de diffusion des documents. Avec les logiciels disponibles sur Internet, il est possible de mettre en place d'autres circuits de distribution, comme par exemple des systèmes de «livres à la demande».

Face à de telles mutations, l'organisation du travail doit évoluer. Pour tenir compte de l'intégration des outils numériques et des besoins des utilisateurs, la production de la documentation a besoin d'être décloisonnée et des procédures coopératives doivent être mises en place.

C'est pourquoi la documentation électronique est devenue un enjeu majeur pour le ministère de la culture et de la communication.

Le but de la journée d'étude organisée, lundi 16 novembre 1998, à la bibliothèque nationale de France, salle Vivienne, par la commission «informatique documentaire et multimédia» du conseil ministériel de la recherche a été d'évaluer les potentialités de ces techniques, mais aussi de réfléchir aux moyens de les mettre en œuvre au sein des services dans le cadre d'un «schéma stratégique de la documentation électronique» qui reste à élaborer.

La journée du 16 novembre 1998 a été organisée de la manière suivante :

- le matin, des représentants des services impliqués dans ce domaine, sont venus expliquer leur démarche, décrire leurs difficultés et les résultats obtenus. Leur objectif commun devra être de faire percevoir les avantages et les inconvénients des solutions mises en œuvre comme d'expliciter les facteurs de blocage (moyens humains, équipements, organisation des services, etc).

- l'après-midi se sont déroulées trois tables rondes :

La première table ronde a été consacrée à la saisie des informations et à la numérisation.
Où et comment saisir ? Quelles sont les priorités à retenir pour la numérisation ? Quels formats de documents choisir ? Avec quels types d'outils ? Comment assurer les liaisons entre outils de gestion et outils documentaires ? Quels contrôles effectuer sur les documents numérisés ? Comment réaliser la gestion des thesaurus? Comment maintenir une indispensable souplesse malgré les besoins de structuration des documents en vue de l'inter-opérabilité? Faut-il des plans d'assurance de la qualité? Quels usages faire des logiciels cartographiques? Quel équilibre entre photographie numérique et photographie argentique?

La deuxième table ronde a été consacrée à la diffusion des informations numériques.
Que diffuser? Pour qui? Pour quoi? Comment accéder à des masses de documents qui seront avec le temps de plus en plus volumineuses? Comment répartir la gestion des données entre les services centraux, déconcentrés ou à compétence nationale? Que vont devenir les grandes bases nationales si les outils de production locale se généralisent? Comment gérer le multilinguisme? Comment garantir l'inter-opérabilité des systèmes d'information? Quelle protection des documents mettre en œuvre?

La troisième table ronde a été consacrée aux moyens et l'organisation.
Les organisations des services et des directions sont-elles adaptées aux conditions nouvelles de la production? Quels sont les besoins transversaux à plusieurs services ou à plusieurs directions? Comment assurer le traitement les images dans les DRAC? Doit-on multiplier les machines ou acquérir une plate-forme numérique pour l'ensemble des services concernés? Quelles relations mettre en place entre les personnels travaillant dans les régions, les établissements et les services centraux? Quelles formations sont-elles nécessaires?
Comment les métiers de photographe, de dessinateur, de cartographe, de documentaliste vont-ils évoluer ? Quelles devront être les nouvelles qualifications? Comment gérer la sous-traitance?

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