Lors de cette phase, il faut assurer la correspondance entre l'image numérisée et un numéro d'immatriculation. Celui-ci peut correspondre soit au numéro d'immatriculation d'un support intermédiaire (phototype, microfilm, etc.) soit à un numéro attribué par le dispositif de prise de vue électronique (appareil photo numérique, caméscope). La correspondance est réalisée par la personne qui numérise l'image.

Dans le cas d'une sous-traitance de la numérisation, un tableau de récolement est communiqué au sous-traitant sous une forme convenue par les deux parties (fichier EXCEL, WORD ou autre). Ce tableau contient initialement, pour chaque image, le code producteur, le numéro de fonds et le numéro d'immatriculation de l'image. L'opérateur de numérisation complète le tableau avec le nom du fichier de l'image numérisée.

Le sous-traitant inscrit en retour, sur chaque disque gravé, un label défini par le producteur. Ce label est constitué du code producteur, du numéro de fonds et d'un numéro de série (voir chap. " Noms des Cédéroms destinés au plan de numérisation "). Dans le cas d'une numérisation réalisée en interne par le producteur, celui-ci assure lui-même l'inscription du label sur les disques gravés.

Le fichier de récolement est ensuite utilisé par l’organisme producteur pour la création des notices images. L'utilisation de ce fichier dépend du logiciel utilisé par l'organisme producteur pour la création de ces notices image.

Chaque image doit être associée à une notice documentaire et une seule, dans le champ REFIM. Les notices documentaires sont ensuite envoyées au centre d'exploitation information du Ministère par la procédure normale de chargement de notices.