Principe général de fonctionnement

Le Ministère de la Culture et de la communication s'est doté d'un outils de gestion des images destinées à illustrer les fonds documentaires de ses différents services.

Le systéme de gestion des images remplit les fonctions suivantes

Afin de permettre la fusion de plusieurs fonds iconographiques et l'acceuil de plusieurs centaines de milliers d'images, livrées sur plusieurs milliers de Cédéroms, un système de normalisation des noms d'images et de supports a été défini. Chaque organisme producteur d'images se voit attribuer un code d'identification unique pour toute la France.

 

 

Les images sont numérisées par le producteur ou une société de sous-traitance. Le résultat est un ensemble de " fichiers image " et un tableau de récolement assurant la correspondance entre l'identifiant du producteur, le numéro d'inventaire (ou numéro de série) de chaque image, et le nom du fichier de numérisation produit.

Le producteur associe chaque image à une notice d’une base documentaire. Pour effectuer cette association, il doit remplir le champ REFIM de la notice avec les informations saisies dans le tableau de récolement. Cette notice devient " propriétaire " de l'image.

Les notices sont chargées dans les bases documentaires, via une application d’alimentation. Avant le chargement, les informations du champ REFIM sont enregistrées dans une base de gestion des images incorporée au serveur d'images du Ministère.

Le producteur transmet ensuite les " fichiers image " au système informatique, soit par transfert de fichier (protocole de transfert FTP), soit par l'envoi de Cédéroms.


 


JB: JukeBox, Sas: point d'entrée FTP (File Transfert Protocol) sur le serveur

 

Un programme lancé quotidiennement sur le serveur d’images récupère les fichiers images dans un juke-box ou dans le sas FTP et les dépose dans un espace réservé à l'exploitation, en ayant auparavant effectué les traitements spécifiés par le producteur (conversion de format, modification des dimensions) .

Plusieurs images peuvent être associées à la même notice documentaire (exemple d'un monument pris sous différents angles), mais une image ne peut être déclarée que dans un seul champ REFIM, pour éviter les doubles déclarations d'images dans la base de gestion du serveur d'images. Les déclarations en double sont rejetées lors du contrôle des notices.

Le tableau de récolement est initialisé par le producteur avec l’identification de production, un numéro de fonds et un numéro d'identification unique de l'image (numéro de série ou d'inventaire). La personne qui numérise l'image complète le tableau avec le nom du fichier de numérisation de l'image. Dans le cas d'une sous-traitance de la numérisation, les 2 parties se mettent d’accord sur un format d’échange du tableau (feuille EXCEL, document WORD ou autre).

Le producteur utilise ensuite le fichier de récolement pour compléter le champ REFIM des notices documentaires. Si celui-ci utilise un outil pour l’association des images aux notices documentaires, ce dernier doit être en mesure de prendre en compte les informations contenues dans le fichier de récolement pour les insérer automatiquement dans le champ REFIM.

Contrôle des notices

Le champ REFIM de chaque notice est contrôlé avant son chargement dans une base documentaire, afin d'assurer la cohérence des informations enregistrées dans la base de gestion des images. Si les informations saisies s'avèrent incohérentes, le chargement est annulé, et le responsable de cette opération reçoit un compte-rendu d'erreurs.

Relation entre les images et les notices documentaires

La première relation, implicite, est celle qui associe une notice documentaire à une image par l'intermédiaire du champ REFIM (flèche bleue sur la figure suivante).

Au moment du chargement des notices dans une base documentaire, un champ VIDEO est généré automatiquement dans les notices possédant un champ REFIM. Ce champ VIDEO contient le nom normalisé des fichiers (nom donné aux fichiers images sur le serveur du Ministère) correspondant aux images déclarées dans REFIM, précédé d'un préfixe de localisation indiquant l'endroit sur le serveur où les fichiers numériques ont été stockés.

Le champ VIDEO est utilisé par le serveur WEB d'interrogation des bases documentaires pour l’affichage des images associées à une notice, le champ REFIM étant réservé à la déclaration des images.

Une fois qu'elle est déclarée sur le serveur, une image peut illustrer n’importe quelle notice de n'importe quelle base documentaire (flèche rouge sur la figure suivante). Pour cela, Il suffit d'inscrire dans le champ VIDEO de ces notices le nom normalisé du fichier image géré par le serveur (premier champ inscrit dans le champ REFIM de la notice propriétaire). Les images s’afficheront, lors de la consultation, dans l'ordre où elles ont été placées dans le champ VIDEO.

Le champ VIDEO d'une notice propriétaire d'images peut être complété avec des images déclarées dans d'autres notices.

Lorsque le champ REFIM est modifié, le champ VIDEO est régénéré complètement. Les images déclarées dans REFIM sont placées en tête (images ajoutées independamment du champ REFIM placées en fin de champ VIDEO).

Cas particulier

Lorsque les images sont destinées à l’alimentation de la base MEMOIRE (base spécifique sur les images), une seule image est associée à une notice documentaire de cette base. Les informations saisies habituellement dans le champ REFIM sont réparties sur plusieurs champs dont les noms sont normalisés (chapitre " Nom des champs).