L'archivage des fichiers

Pour assurer la conservation et la diffusion des documents, ceux-ci doivent être enregistrés et stockés en suivant des normes qui amélioreront leur longévité, protègeront les données et éviteront les dégradations liées aux transferts de fichiers. Il faut choisir des normes définies par des organismes internationaux comme l'ISO et reconnues sur le plan national par l'AFNOR.

Il est important de conserver pour tout fichier numérique un exemplaire d'archivage acquis selon des critères de haute définition (taux de définition élevé). Il est nettement préférable de ne pas compresser ce fichier, malgré le coût induit par son stockage, afin de préserver la qualité de l'image : à partir de ce fichier, il sera toujours possible de tirer des fichiers dérivés et de fournir un fichier exploitable pour l'édition ou la production de diapositives. Ce mode d'archivage a été retenu aussi bien à la Bibliothèque nationale de France qu'à la Bibliothèque du Congrès. A l'IRHT, ce sont des bruts de scan qui sont archivés : les fichiers sont conservés sans compression et sans aucune retouche ; de ces fichiers bruts sont tirés d'autres fichiers que l'on traite pour les mettre sur le serveur.

Les limites à la pérennité des collections numériques

Les collections numériques posent en de nouveaux termes la question de la préservation des documents. Les systèmes informatiques, dans toutes leurs composantes, évoluent de manière rapide. Il faut donc réfléchir dès le début de l'opération de numérisation à une stratégie de conservation.

La Bibliothèque nationale d'Australie estime que certaines données enregistrées sous des formats électroniques il y a 5 ans risquent de ne pouvoir être restituées.

Une étude a été publiée par le Research Library Group sur le thème de La conservation numérique : besoins des institutions membres en décembre 1998. Une enquête a été menée auprès de 54 grandes institutions membres dont les deux tiers, soit 36, possèdent déjà des documents numériques. 18 établissements ont une politique d'acquisition, de conversion, de stockage, de rafraîchissement des données et/ou de migration des documents numériques. Les institutions qui migrent leurs données le font au moment des changements de systèmes et non régulièrement. Une vingtaine d'institutions ont déjà perdu des données. Plusieurs problèmes sont à résoudre : l'obsolescence technologique, le manque de financement, le manque de planning, le manque d'expertise du personnel.

La conservation n'est plus statique, elle devient dynamique. Elle dépend de plusieurs facteurs :

• l'intégrité des données codées ;
• l'utilisation de méthodes de compression avec perte ;
• l'espérance de vie difficilement prévisible des supports optiques ;
• l'obsolescence des matériels et des logiciels. La lecture des fichiers numériques reste étroitement liée aux logiciels dont les évolutions rapides ne garantissent pas la restitution des fichiers anciens. Il faut également noter que certains appareils devenus obsolètes disparaissent du marché, à moins d'en conserver un modèle dans la bibliothèque, on ne peut plus lire certains supports.

Il faut distinguer les données produites par des éditeurs commerciaux de celles numérisées par l'établissement à partir de son fonds.

Quelles mesures de conservation ?

Trois solutions sont proposées aujourd'hui pour conserver les données numériques.

La première solution consiste à conserver, en même temps que le fichier, l'ordinateur et les programmes ayant servi à la production du document. Cette méthode n'est toutefois guère envisageable car elle implique de maintenir en fonction du matériel périmé, son coût est beaucoup trop élevé. Elle est toutefois obligatoire pour les produits commerciaux qui nécessitent des équipements spécifiques (manettes, cartes sons spécifiques).

La deuxième solution est d'élaborer des programmes permettant d'émuler, c'est-à-dire d'imiter, des programmes plus anciens afin de lire les fichiers qui sont conservés dans leurs formats d'origine. Cette solution est complexe et coûteuse et souvent impossible si les logiciels étaient couplés à des matériels spécifiques.

La troisième solution, la migration des données, est la solution recommandée pour les institutions créatrices de leurs propres documents numériques. Elle ne peut être employée dans le cas de données acquises auprès d'éditeurs. Le Task force on Digital Archiving, groupe de travail créé par le Council on Library Resources aux Etats-Unis, en donne la définition suivante : "la migration est le transfert périodique des données numériques d'une configuration matérielle et logicielle à une autre ou d'une génération d'ordinateurs à la suivante. L'objectif de la migration est de conserver l'intégrité des documents numériques et de perpétuer la capacité des usagers à les retrouver, les afficher et les utiliser alors même que la technologie évolue." Il est bien sûr plus facile de copier des fichiers dont les formats sont normalisés.

Avant toute opération de conservation de ce type, la Bibliothèque nationale d'Australie propose d'élaborer un plan de conservation identifiant précisément la nature des collections numériques et leurs spécificités. Elle insiste tout particulièrement sur l'importance qu'il y a à inventorier tous les supports car ils se détériorent différemment et n'exigent pas tous les mêmes mesures de traitement. Pour chaque document, il conviendra de préciser quels logiciels et systèmes d'exploitation, quel matériel en assurent l'accès.

Les opérations de conservation se révèlent assez coûteuses et il ne faut pas oublier qu'il sera indispensable de les renouveler dès que les technologies nouvelles seront matures. Dans ces conditions, il est préférable de poser des priorités qui prendront en compte :

• les moyens en personnel ainsi que les moyens financiers affectés à la conservation des collections numériques ;
• le plan de développement des collections ;
• le classement des fichiers numériques par ordre d'estimation de sa consultation par le public ;
• le format de conservation adapté ;
• les mesures de conservation éventuellement déjà prises par un autre établissement pour le même type de document ;
• l'évolution technique des logiciels et des appareils de lecture.

L'espérance de vie des documents électroniques sera d'autant plus longue que l'on aura pris garde aux conditions de conservation des supports. Les magasins devront éviter les variations de température et d'humidité, en complément, on installera un système de stabilisation thermique et hygrométrique. Il est également nécessaire de réduire l'exposition des supports magnétiques et des disques magnéto-optiques aux champs magnétiques : on évitera donc les rayonnages en compactus et on éloignera tout équipement électrique.

La norme ISO/CD 16111, à l'étude, concerne les conditions de stockage des disques optiques. Elle précise notamment les conditions environnementales de conservation, les gaz nocifs aux différentes composantes des disques, les conditions de stockage dans les boîtiers et sur les étagères.

Recommandations relatives aux conditions de conservation des disques compacts

	Substrats en polymère organique (type cédérom)	Substrats en verre gravé
Température	5° C à 20° C	- 5° C à 50° C
Humidité relative	30 % à 50 %	5 % à 95 %
Température de thermomètre humide	29° C	29° C
Pression atmosphérique	75 kPa à 105 kPa	25 kPa à 105 kPa
Gradient de température	4° C par heure maxi	15° C par heure maxi
Gradient d'humidité relative	10 % par heure maxi	10 % par heure maxi

Sites à consulter

Digital Collections : A Strategic Policy Framework for creating and preserving Digital Resources. A report from the Arts and Humanities Data Service, United Kingdom.
http://ahds.ac.uk/manage/framework.htm

Preservation Ressources. Bibliographie du Berkeley Digital Library Sunsite.
http://sunsite.berkeley.edu/Preservation

Task Force on Archiving of digital Information, Report of the Task force on Archiving of Digital Information, commissiones by the Commission on Preservation and Access and the research Libraries Group, Washington : Commission on Preservation and Access, May 1, 1996.
http://lyra.rlg.org/ArchTF

Deborah Woodyard, Practical advice for preserving publications on disk, paper presented at Information Online and On Disk '99, Darling harbour, Sydney, 21 january 1999.
http://www.nla.gov.au/nla/staffpaper/woodyard2.html