Le catalogage

Catalogage des documents numérisés

Quand une bibliothèque procède à la numérisation de ses fonds, deux options s'offrent à elle pour établir le catalogage de ses documents numérisés :

- 1° rédaction d'une nouvelle notice

Il est possible de rédiger une nouvelle notice propre au document électronique. On peut en effet considérer que le document issu d'un processus de numérisation n'est pas un nouvel exemplaire du document d'origine, mais bien une nouvelle édition. Cette option est particulièrement intéressante dans les cas où seule une partie d'un document a été numérisée (par exemple une image).

Dans ce cas, on peut cataloguer le document selon les prescriptions, d'une part du fascicule de documentation Z 44-082 (octobre 1999) "Information et documentation - Catalogage des ressources électroniques - Rédaction de la notice bibliographique", et d'autre part du fascicule de documentation correspondant aux types de documents dont on souhaite indiquer les caractéristiques (cartes, images fixes, images animées, son, musique imprimée).

Dans le cas de la rédaction d'une nouvelle notice, les éléments spécifiques aux ressources électroniques sont :

• la zone du type et de la taille de la ressource électronique (zone 3)
  L'indication du type de ressource électronique identifie le type particulier de ressource électronique dont est constitué le produit (données ou logiciels, en déclinant chacun de ces deux grands types, par exemple données textuelles...)
  La taille de la ressource électronique comprend le nombre de fichiers qui constituent le contenu des données ou du (des) logiciel(s), auquel d'autres mentions de taille du fichier peuvent être ajoutées s'il convient. La mention de taille de la ressource électronique est facultative.

Ex :Tableur (2 fichiers : 3,5 Ko chacun)
Ex : Données chiffrées (2 fichiers : 9,5 Ko)

• la zone de description technique (zone 5)
  Les prescriptions de cette zone s'appliquent à la description matérielle d'une ressource électronique disponible en accès local et stockée sur un support manipulable par le catalogueur. Une ressource électronique uniquement accessible en ligne ne fait pas l'objet d'une description physique dans la zone de la description technique (l'indication de la taille de la ressource peut être donnée en zone 3).

Ex : un disque optique numérique (CD-R)

Deux notes spécifiques :

• La note sur la configuration requise du système (obligatoire pour les ressources en accès local)
  La première des notes est la note sur la configuration requise du système qui conditionne l'utilisation de la ressource pour toutes les ressources sur support manipulable.
  La note sur la configuration requise du système est obligatoire pour les ressources en accès local. Elle est présentée séparément des autres notes, et introduite par la mention : "Configuration requise :".

Ex : - Configuration requise : PC 386 SX ; 4 Mo de mémoire vive ; MS-DOS 5 ou plus ; Windows 3.1 ; MS-DOS CD-ROM extension 2.2 ou plus récente ; disque dur 30Mo ; carte vidéo 256 coul. ; lecteur de CD-ROM ; carte son. Autre configuration requise : Macintosh LC ou supérieur ; 4 Mo de mémoire vive ; système 6.0.7 ou supérieur ; 32-bit QuickDraw ; QuickTime version 1.5 ou supérieure ; lecteur de CD-ROM ; 256 coul.

• La note sur le mode d'accès (obligatoire pour les ressources en ligne)
  On indique le mode d'accès aux ressources électroniques. Cette information doit être introduite par la formule "Accès :". Si l'on décide de cataloguer des documents en ligne, il est nécessaire de s'équiper d'un logiciel de vérification des adresses de sites.
  

Ex. :
- Accès : World-Wide Web. URL: http://www.iso.ch/welcomef.html
- Accès : Internet via ftp://ftp.loc.gov./pub/flicc/cmbls30.wp
- Accès : Gopher://gopher.peabody.yale.edu
- Accès : Télétel 3617 Electre

Cette option a l'avantage :
- d'offrir une très grande visibilité au fonds numérisé
- de garantir une cohérence au catalogage
- de prendre en compte les spécificités des ressources électroniques et plus particulièrement des documents numérisés.

Notons qu'il est possible de recopier la notice du document qui a servi de base à la numérisation, ou de récupérer la notice dans un grand réservoir bibliographique, et de lui ajouter les zones spécifiques aux ressources électroniques. Toutefois, outre la charge de travail, cette solution présente l'inconvénient de créer des doublons au sein du catalogue.

- 2° ajout de données locales à la notice du document qui sert de base à la numérisation

On considère là que la numérisation est une forme de reproduction, et que le document numérisé est un nouvel exemplaire du document d'origine.
Les informations à transcrire concernent principalement l'accès au document numérisé, mais aussi la gestion des droits. On peut utiliser dans ce cas le champ 856 de l'UNIMARC, ou tout autre champ local prévu dans le format de catalogage de l'établissement.

La rédaction de la notice de base obéit aux prescriptions des fascicules de documentation de catalogage de l'AFNOR spécifiques à chaque type de documents.

Cette option a l'avantage de ne pas obliger à rédiger une nouvelle notice.

On trouvera des informations complètes sur le champ 856 dans le site de la Bibliothèque du Congrès :
http://lcweb.loc.gov/marc/856guide.html

La Bibliothèque nationale de France, dans le Format UNIMARC bibliographique abrégé qu'elle met à disposition sur son site TAM (Toile d'Araignée Mondiale) (http://www.bnf.fr/web-bnf/infopro/normes/unimarc2.htm) présente ainsi la zone 856 :

856 Localisation électronique et accès

Indicateur 1 :

# *non défini
0 courrier électronique
1 ftp
2 connexion pour l'accès à distance (Telnet)
3 accès par réseau téléphonique commuté
4 http
7 méthode précisée dans la sous-zone $y
(*#blanc)

$a Nom du serveur
$b Numéro d'accès
$c Informations sur la compression
$d Chemin d'accès
$e Date de connexion [Nouveau], c'est à dire la date de remplissage de la zone 856
$f Nom du fichier
$g Uniforme resource name
$h Nom de l'administrateur (NR)
$i Instruction
$j Bits par seconde (NR)
$k Mot de passe (NR)
$l Logon/login (NR)
$m Aide pour l'accès à distance
$n Nom et localisation du serveur dans la sous-zone $a (NR)
$o Système d'exploitation (NR)
$p Port (NR)
$q Format électronique du fichier (NR)
$r Paramètres de transmission (NR)
$s Taille du fichier
$t Emulation du terminal
$u Uniform Resource Locator (URL). S'il y a une PURL, on l'indiquera en $u ; dans ce cas, l'URL sera inscrite en $x.
$v Horaires d'accès au service
$w Numéro de contrôle de la notice
$x Note confidentielle
$y Méthode d'accès (NR)
$z Note publique

Il est à noter que toutes ces sous-zones ne doivent pas forcément être utilisées. En effet, la zone 856 permet d'abord d'accéder à une ressource. Cette ressource peut émaner de la bibliothèque comme un document numérisé, il peut aussi s'agir d'une ressource extérieure disponible sur la TAM que la bibliothèque souhaite signaler à ses lecteurs.

Dans le cas de l'accès à un document numérisé par le bibliothèque et disponible sur l'un de ses serveurs, on sera attentifsaux sous-zones $f Nom du fichier, $g Uniform resource name, $q Format électronique du fichier (NR), $s Taille du fichier, $z Note publique. On essaiera d'utiliser les sous-zones qui correspondent aux éléments propres aux ressources électroniques d'après le fascicule de documentation Z 44-082.

La norme Z 44-005-2 donne des prescriptions pour citer les ressources électroniques. Pour ce qui est de la description d'une ressource électronique, il faut suivre les prescriptions du fascicule de documentation Z 44-082.

Le choix entre ces deux options doit donc tenir compte :
- de la volonté de mettre la collection numérisé en avant
- des forces de catalogage au sein de l'établissement.

Liste des fascicules de documentation de description des documents

Z 44-063 Documentation - Catalogage des publications en série - Rédaction de la notice bibliographique.(juillet 1999)

Z 44-065 Documentation - Catalogage des images animées - Rédaction de la notice bibliographique. (septembre 1998)

Z 44-066 Documentation - Catalogage des enregistrements sonores - Rédaction de la notice bibliographique. (décembre 1988)

Z 44-067 Documentation - Catalogage des documents cartographiques - Rédaction de la notice bibliographique. (septembre 1991)

Z 44-069 Documentation - Catalogage de la musique imprimée - Rédaction de la notice bibliographique. (octobre 1993)

Z 44-077 Documentation - Catalogage des image fixes - Rédaction de la notice bibliographique. (septembre 1997)

Exemple

Gallica [Ressource électronique] : images et textes du XIXe siècle francophone / serveur conçu et réalisé par la Mission numérisation technique de la Direction des systèmes d'information [de la Bibliothèque nationale de France]. – Données textuelles et iconographiques. – [Paris] : Bibliothèque nationale de France, [1997].

Accès : World Wide Web. URL : http://gallica.bnf.fr. – Titre provenant de l'écran-titre. – Contient 7000 photographies numérisées, 2300 imprimés en mode image et 300 ouvrages en mode texte extraits de : «Frantext» / CNRS. – Réalisation, Bibliothèque nationale de France et Lionel Micault ; programmation, Pierre Echegaray. – Description d'après la consultation, 1998-07-23