Ingénierie linguistique - les enjeux :

Pourquoi une aide à la rédaction ?

Certaines entreprises, notamment dans l'industrie, sont amenées à produire de très gros volumes de documentation et à la mettre à jour régulièrement. L'importance de ces documents dans l'activité de l'entreprise et dans ses rapports avec ses fournisseurs, partenaires ou sous-traitants, qu'ils soient contractuels ou techniques, est telle qu'il devient essentiel de s'assurer qu'ils sont bien rédigés.
On pourrait définir des documents bien rédigés comme étant :

• lisibles
• compréhensibles
• accessibles

Quelques exemples de domaines exigeants en matière de qualité documentaire :

• les manuels de qualité qui servent de référentiels méthodologiques à un ensemble de personnes faisant le même métier,
  
• les spécifications de produits rédigées par les ingénieurs et qui engagent la société qui les conçoit et les commercialise,
  
• les appels d'offres et leurs réponses,
• les manuels de maintenance qu'utilisent les techniciens chargés de l'entretien de machines ou d'appareils,
• les documents techniques que doivent assimiler les nouveaux venus dans un métier, une technologie ou une entreprise.

Les outils élémentaires de l'aide à la rédaction sont les correcteurs d'orthographe, de grammaire et les dictionnaires de synonymes. Mais, de plus en plus, les exigences liées notamment à la qualité de la documentation technique appellent d'autres outils dont le rôle sera, par exemple, de :

• s'assurer de la précision des informations contenues dans les textes.
  Il s'agira, par exemple, de détecter les expressions floues telles que peut-être, parfois ou plusieurs ou les verbes tels que paraître ou sembler. De tels mots, dans le langage couramment utilisé en situations de communication informelle, ne présentent pas de problème. Employés dans un document technique, ils induisent le doute et peuvent entraîner des conséquences graves.
• rechercher les complexités syntaxiques car elles sont porteuses d'ambiguités.
  Une longue suite de mots plurisyllabiques comporte davantage de risques de "perdre" le lecteur qu'une série de phrases courtes avec des mots simples.
• vérifier la stabilité terminologique au sein d'un document ou d'un groupe de documents.
  Le recours aux synonymes, néologismes et termes polysémiques est un frein à la précision. Il existe pour cela des outils d'extraction terminologiques capables de constituer un corpus de termes liés à un même métier. Son analyse permet d'établir un corpus de référence pour tous les rédacteurs concernés.
• vérifier la complétude d'un document.
  Cette possibilité est particulièrement précieuse dans le cas de documents qui se "répondent" comme le font les spécifications à un cahier des charges. Il est alors très utile de pouvoir, par exemple, détecter tous les termes liés à une exigence (indispensable, souhaité, nécessaire, devoir, falloir, demander...) dans le premier document afin de vérifier que le second y satisfait. De même, on voudra extraire des ensembles de termes d'une liste dans le premier afin de s'assurer que, s'ils ne sont pas repris dans le second, il ne s'agit pas d'un oubli. Ou que, si figurent de nouveaux termes, ils correspondent effectivement à un ajout d'information et non à un "flou" ou une inexactitude.
• modéliser le contenu d'un document afin de s'assurer que la logique interne est respectée et éviter les contradictions. Un exemple d'erreur à détecter et à rectifier : annoncer trois actions en tête d'une énumération et n'en faire suivre que deux.

Une étape majeure sera franchie lorsque des outils pourront résoudre les problèmes liés à la complexité syntaxique. On peut également attendre de réels progrès dans le domaine de l'aide à la rédaction avec des outils qui seront capables d'automatiser la forme d'un document. Leur mission sera de rechercher les marqueurs logiques au sein d'un texte (toutefois, cependant, en conclusion, en résumé ...) et de s'assurer qu'ils sont correctement structurés et placés dans le bon ordre.
Enfin, leur complexité fait aujourd'hui de ces outils des produits chers et peu accessibles aux non spécialistes. Leur utilisation croissante et leur développement les rendront-ils bientôt meilleur marché ?

Voir quelques outils existants et des applications dans le domaine éducatif en France.